Geef je klanten meer mogelijkheden met klantenportalsoftware

Een klantenportal is het startpunt voor de gehele service-ervaring van je klanten. Het is een digitale toegangspoort waar klanten toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben tijdens hun customer journey.

Omdat er zoveel afhangt van je klantenportal, wil je software kiezen die positieve externe en interne klantervaringen kan bieden. Om je te helpen je beslissing te vergemakkelijken, hebben we een gids samengesteld voor klantenportals en de beste software op de markt.

• Wat is klantenportalsoftware?
• Vergelijkingstabel van de 15 beste klantenportalsoftware
• Een overzicht van de 15 beste klantenportalsoftware
• Voordelen van klantenportalsoftware
• Hoe bouw je een klantenportal
• Welke functies moet een klantenportal hebben?
• Zo kies je de beste klantenserviceportal voor je bedrijf
• Probeer gratis klantenportalsoftware uit

Klantenportalsoftware - ook wel een klantenportal genoemd - is een veilige, gepersonaliseerde hub voor klanten om hun supportverzoeken in te dienen en te beheren, bij te dragen aan je community forum en toegang te krijgen tot up-to-date kennisbankartikelen.

Het voegt de selfservicefuncties van je bedrijf samen op één georganiseerde plek die op je website en/of mobiele app kan staan. Wanneer een klantenportal is geïntegreerd met andere systemen, kunnen klanten ook hun accountgegevens bekijken en wijzigen. Klanten kunnen bijvoorbeeld hun verzendadres bijwerken of een afspraak annuleren.

Je klantenportalsoftware moet je helpen om precies die klantervaring te creëren die je wil bieden. Hieronder hebben we een aantal voorbeelden van klantenportals voor je op een rijtje gezet.

1. Zendesk

Zendesk biedt klantenportalsoftware voor kleine bedrijven, grote ondernemingen en iedereen daartussen. Onze portaloplossing biedt klanten en agents alles wat ze nodig hebben op één plek, zodat klanten gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken. Het klantenportal kan klanten helpen met taken zoals:

• Aanmaken van nieuwe supportverzoeken
• De status van open supportverzoeken inzien
• Het herzien van updates van hun kennisbank en bijdragen van de community
• Abonneren op specifieke inhoud

Ons selfserviceportal is ook handig voor agents, zodat ze de kennisbank kunnen bijwerken om de informatie actueel te houden. AI-gedreven artikelaanbevelingen kunnen ook worden gedeeld in het supportticket en de klant beter helpen. Dit resulteert in snellere reactietijden, transparante communicatie en gemakkelijk toegankelijke informatie, zodat bedrijven sterke klantrelaties kunnen opbouwen.

In het Zendesk Customer Experience Trends Report gaf 37 procent van de agents aan dat een gebrek aan selfservice-opties resulteert in boze klanten. Klantenportalsoftware stelt de klant in staat om eenvoudige taken uit te voeren en eenvoudige problemen op te lossen met behulp van selfservicesupport. Dit verlaagt het ticketvolume, zodat agents zich kunnen richten op grotere problemen en zinvollere service kunnen bieden, waardoor je supportkosten dalen en je total cost of ownership toeneemt.

Functies:

• Separate helpcenters voor al je merken
• Thema's aanpassen
• Rapporten
• ESingle sign-on opties
• Weergavemachtigingen voor artikelen
• Kennisbank
• Communityforum
• Ticketsysteem
• AI-gedreven suggesties om de staat van je kennisbank te verbeteren
• AI-gedreven bots om geautomatiseerde antwoorden te sturen via ticketformulieren in de portal, e-mail en meer

Prijzen:

• Suite Team: $ 55 per agent/maand
• Suite Growth: $ 89 per agent/maand
• Suite Professional : $ 115 per agent/maand
• Suite Enterprise: Neem contact op met sales

Gratis proefperiode: 14 dagen

2. Huddle

Huddle biedt een klantenportal dat is ontworpen om de samenwerking tussen klanten en bedrijven te verbeteren door middel van een 'documentgerichte' ervaring. Dankzij de eenvoudige en veilige cloud-gebaseerde portal kunnen bedrijven die met zeer gevoelige persoonlijke informatie te maken hebben samenwerken in een veilige omgeving.

Met Huddle kun je mensen, bestanden, documenten, taken en gesprekken die met een project te maken hebben op één plek organiseren. Huddle werkt documentwijzigingen en conversaties in realtime bij terwijl de documentgeschiedenis wordt opgeslagen. Dit voorkomt verwarrende situaties als gevolg van verouderde documenten. Op deze manier is Huddle zowel een klantenportal als een tool voor taakbeheer.

Functies:

• Aangepaste branding
• Bestandsbeheer
• Gecontroleerde online documentsamenwerking
• Veilig delen van bestanden
• Beveiliging op overheidsniveau

Prijzen:

• Neem contact op met sales

Gratis proefperiode: 30 dagen

3. Zoho Creator

Zoho Creator biedt een flexibel samenwerkingsplatform waarmee iedereen verschillende portals kan bouwen. Het is veelzijdig genoeg om portals te maken voor helpdesks van klanten, klantenservice, projectbeheer, HR en zelfs orderverwerking. Bovendien kun je je portal aanpassen aan je merk met gepersonaliseerde logo's, kleuren en afbeeldingen.

Zoho Creator is intuïtief en biedt een low-code platform waarmee je naast portals ook allerlei andere soorten applicaties kunt ontwikkelen. Je hoeft dus geen expert in webontwikkeling te zijn om een aangepast klantenportal voor je bedrijf te maken.

Functies:

• Aanpasbare branding
• Bestandsbeheer
• Tools voor samenwerking
• SDK's, API's en widgets
• Facturering
• Selfserviceportal
• Beheer van kenniscontent
• Tickets via e-mail
• Discussieforums

Prijzen:

• Professional: $ 37 per gebruiker/maand
• Ultimate: $ 400 per maand voor 10 gebruikers, jaarlijks gefactureerd

Gratis versie: Beschikbaar (1 gebruiker)

Gratis proefperiode: 15 dagen

4. Copilot

Copilot, voorheen Portal, is een 'one-stop shop' klantenportalsoftware die modules biedt voor messaging, facturering, bestanden, e-handtekeningen, formulieren en kennisbanken. Het biedt ook een module voor ingebouwde dashboards, waarmee je analysesoftware aan je portal kunt koppelen. Het is eenvoudig in te stellen en te gebruiken, maar bevat geen belangrijke functies voor klantensupport, zoals het routeren van tickets.

Dankzij de aanpasbare ontwerpopties van Copilot voor online klantenportals kan je bedrijf een merkervaring bieden - van uitstraling tot berichtgeving. Het is flexibel genoeg om te beginnen met een enkele klantportal-app en vervolgens naar behoefte meer producten en apps aan de klantervaring te koppelen.

Functies:

• Aangepaste branding
• Bestandsbeheer
• Online samenwerken aan documenten
• Veilig delen van bestanden
• Aanpasbare formulieren

Prijzen:

• Starter: $ 39 per interne gebruiker/maand
• Professional: $ 89 per interne gebruiker/maand
• Advanced: $ 139 per interne gebruiker/maand (minimaal 5 gebruikers)

Gratis proefperiode: 14 dagen

5. HappyFox

Met de klantenportal van HappyFox beschik je over een uitgebreide reeks 24/7 selfservicemogelijkheden voor je klanten, waaronder support voor het volgen van tickets, communityforums en kennisbanken. Het communityforum biedt een plek waar klanten elkaar kunnen helpen, terwijl supportexperts kunnen meepraten, advies kunnen geven en oplossingen kunnen aandragen voor de gesprekken.

HappyFox biedt aanpassingsmogelijkheden met HTML, CSS en JavaScript om je te helpen een uniforme merkervaring te leveren. Bovendien kun je een supportcenter, kennisbank en FAQ-systeem toevoegen aan een widget aan de zijkant van je webpagina.

Functies:

• Aanpasbare branding
• Veilig delen van bestanden
• Klantfacturering
• Selfservice-kennisbank
• Contactbeheer
• Routering, categorisering en labelen van tickets
• Communityforums

Prijzen:

• Mighty: $ 39 per agent/maand
• Fantastic: $ 59 per agent/maand
• Enterprise: $ 79 per agent/maand
• Enterprise Plus: $ 99 per agent/maand

Gratis proefperiode: 14 dagen

Meer informatie over Zendesk voor HappyFox.

6. MyDocSafe

MyDocSafe is een eenvoudig programma voor de onboarding van klanten en het delen van bestanden en biedt beveiligde klantenportalsoftware die kan worden uitgebreid met documentbeheer, facturering, e-formulieren, ID-verificatie en automatisering. Met MyDocSafe kun je bestanden en documenten delen en klantengegevens verzamelen via formulieren.

Met de aanpasbare workflows van MyDocSafe kun je het onboardingproces volledig automatiseren. Binnen het webportaal voor klanten kun je een eenvoudig te volgen proces creëren dat de klant door het hele onboarding-traject leidt voor een geweldige eerste ervaring. Je kunt machtigingen toekennen voor specifieke documenten (of de hele portal) zodat de juiste mensen toegang hebben.

Functies:

• Aanpasbare workflows
• Volledig aanpasbare portals
• Volledige audittrajecten
• Beveiligd documentbeheer
• Gegevensbeveiliging
• Klantbetalingen
• Selfserviceopties
• Ondertekenen met meerdere partijen

Prijzen:

• Starter: $ 25 per bedrijfsgebruiker/maand
• Small: $ 87 per maand (3 bedrijfsgebruikers + $ 29 per extra gebruiker)
• Business: $ 198 per maand (6 bedrijfsgebruikers + $ 33 per extra gebruiker)

Gratis proefperiode: 7 dagen

7. SupportBee

Naast een eenvoudig, intuïtief ticketingsysteem biedt SupportBee ook klantenportalsoftware die zeer geschikt is voor kleine teams. Via de klantenportal van het bedrijf kunnen klanten nieuwe supportverzoeken indienen en eerdere verzoeken controleren. Omdat klanten een overzicht hebben van hun gespreksgeschiedenis, kunnen ze eerdere problemen, vragen en oplossingen raadplegen, zodat ze eventuele terugkerende problemen kunnen oplossen.

De beveiligde klantportalsoftware van SupportBee is ook uniek in de manier waarop het met klantlogins omgaat. Klanten hoeven geen gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden, want voor toegang tot de portal kunnen je agents privélinks sturen. Deze vooruitstrevende aanmeldmethode zorgt ervoor dat je niet nog een set inloggegevens hoeft te onthouden en voegt een extra beveiligingslaag toe.

Functies:

• Aanpasbare portal
• Domeinkoppeling
• Deelbare links naar privé portals
• Veilig delen van bestanden
• Facturering
• Selfservice-kennisbank
• Ticketbeheer

Prijzen:

• Starter: $ 15 per gebruiker/maand
• Enterprise: $50 per gebruiker/maand

Gratis proefperiode: 14 dagen

8. Clinked

Clinked is ontworpen voor vele branches en biedt een beveiligde portal voor klanten die de communicatie tussen klanten en interne teams helpt consolideren. Hoewel Clinked van zichzelf geen ticket tracking biedt, kunnen klanten wel serviceverzoeken openen in de portal - en die is volledig aanpasbaar.

Clinked is een goede keuze als je op zoek bent naar een portal die gericht is op projectsamenwerking. Dankzij de realtime chat en samenwerkingstools voor documenten is het een geweldige optie voor gecentraliseerd taakbeheer.

Functies:

• Portals met merknaam
• Bestanden delen in realtime
• Tools voor samenwerken aan documenten
• Beveiligd documentbeheer
• Live chat
• Mobiele app

Prijzen:

• Lite: $ 99 per maand
• Standard: $ 249 per maand
• Premium: $ 495 per maand
• Enterprise: $ 995 per maand

Gratis proefperiode: 10 dagen

9. AzureDesk

AzureDesk is een krachtige helpdesksoftware die selfservice-klantenportals omvat, evenals ticketroutering, kennisbankbeheer en conversie van e-mails naar tickets. Zodra je geregistreerd bent bij AzureDesk krijg je toegang tot een adminportal waar je FAQs, kennisbankartikelen en meer kunt toevoegen aan je klantenserviceportal.

Via een portal van AzureDesk kunnen je klanten eenvoudig je kennisbank doorzoeken, aanvragen opzoeken en nieuwe aanvragen indienen. Bovendien is het aanpasbaar, zodat je jouw online klantenportal de uitstraling van je merk kunt geven.

Functies:

• Domeinkoppeling
• Aanpasbare branding
• Veelgestelde vragen
• API
• Beveiligd bestandsbeheer
• Betalingen
• Kennisbankbeheer
• Ticketroutering
• Communityforums

Prijzen:

• Plus: $ 50 per agent/maand

Gratis proefperiode: 14 dagen

10. Kahootz

Het online klantenportal van Kahootz is een gecentraliseerde, veilige communicatiehub waarmee klanten hun account kunnen beheren en kunnen samenwerken met bedrijven. Deze intuïtieve, krachtige klantportalsoftware biedt een hoge mate van beveiliging voor gevoelige gegevens en biedt klanten transparantie over hun accountactiviteiten.

De klantportalsoftware van Kahootz bevat forums, documentbeheer, enquêtes, contentcreatie en nog veel meer. Bedrijven kunnen ook uitgebreide media-inhoud uploaden, zoals video's en blogartikelen, om klanten te helpen met veelvoorkomende vragen. Via het discussieforum kun je in contact komen met klanten en oplossingen of nuttige inzichten bieden.

Functies:

• Aanpasbare portal
• Klantenenquêtes
• Forums
• Veilig delen van gegevens en beveiligd bestandsbeheer
• Contactbeheer
• Tools voor samenwerken aan documenten
• Facturering

Prijzen:

• Starter: £ 5.5 per gebruiker/maand
• Professional: £ 11.55 per gebruiker/maand
• Enterprise: £ 10.97 per gebruiker/maand

Gratis proefperiode: 30 dagen

11. Onehub

Onehub is een virtuele dataroom die de interactie tussen bedrijven en klanten verbetert en de samenwerking tussen collega's vergemakkelijkt. Met het veilig online delen van gegevens kunnen teams zelfs de meest gevoelige informatie uitwisselen en toegangsrechten instellen door gebruikers verschillende rollen te geven (zoals administrator, maker en viewer).

Je kunt de klantenportal ook aanpassen aan de huisstijl van je bedrijf. Met cloudopslagmogelijkheden en uploaden via slepen en neerzetten is het verplaatsen van informatie een snel en eenvoudig proces dat overal veilig kan worden uitgevoerd. Versleuteling op bankniveau, samen met rolgebaseerde machtigingen, sessietime-outs en authenticatie in twee stappen houden gegevens veilig.

Functies:

• Communicatiebeheer
• Werkactiviteit monitoren
• Beveiligde bestandsviewer
• Versiebeheer
• Discussieforums
• Offline toegang
• Documentclassificatie
• Zoeken in volledige tekst

Prijzen:

• Standard: $ 15 per gebruiker/maand
• Advanced: $ 25 per gebruiker/maand
• Data Room Edition: $ 300 per maand
• Unlimited Edition: $ 500 per maand

Gratis proefperiode: 14 dagen

12. Nimbus Portals

Nimbus Portals stelt klanten en agents in staat om informatie georganiseerd te houden en op één plek samen te werken. Hiermee kun je een betrouwbare merkervaring creëren met aanpasbare, ingebouwde chats die de communicatie helpen verbeteren. Het verzamelt ook gegevens en verwerkt feedback, zodat je waardevolle inzichten kunt verzamelen om persoonlijkere support te bieden.

Er zijn ook verschillende integratiemogelijkheden, zodat je productiviteitstools kunt integreren in je klantenportaloplossingen. Deze opties omvatten Nimbus Clipper voor organisatie, Nimbus Clarity voor het optimaliseren van communicatie en Nimbus Note voor het maken van databases, lijsten en meer. Je kunt klanten uitnodigen voor je portal, video's of schermafbeeldingen versturen, gastaccounts aanmaken en toegang tot de werkplek instellen met slechts een paar klikken. Er zijn ook gratis klantenportalopties met beperkte functies.

Functies:

• Toegangscontroles en machtigingen
• Documentbeheer
• Notulen van de vergadering
• Mobiele toegang
• Realtime bewerkingen
• To-do lijst
• Versiebeheer
• Notitiebeheer

Prijzen:

• Free: $ 0 per gebruiker/maand
• Pro: $ 8 per gebruiker per maand
• Business: $ 10 per gebruiker/maand

Gratis versie: Beschikbaar (1-20 gebruikers)

Gratis proefperiode: 14 dagen

13. Accelo

Accelo is een cloudgebaseerd platform voor klantenwerkbeheer met een hoogwaardige klantenportalfunctie. Stimuleer klantzelfredzaamheid door klanten uit te nodigen voor je portal en ze online toegang te geven tot al hun relevante gegevens, waaronder accountgegevens, aanvragen, offertes, facturen, retainers en meer.

Met 24/7 on-demand toegang tot belangrijke informatie kunnen klanten en andere belanghebbenden projecten in realtime volgen, aanvragen indienen en documenten bekijken. Klanten kunnen ook hun eigen documenten en supportdiensten bekijken en beheren wanneer het hen uitkomt.

Functies:

• Afmeldmodule
• Portalmachtigingen
• Aanpassingen
• Online facturering
• 24/7 toegang tot de klantenportal

Prijzen:

• Plus: $ 30 per product/gebruiker/maand
• Premium: $ 49 per product/gebruiker/maand

Gratis proefperiode: 14 dagen

14. MangoApps

MangoApps is een digitale hub voor communicatie en samenwerking. De klantenserviceportal zorgt ervoor dat werknemers altijd toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om projecten tot een goed einde te brengen en klanten de beste support te bieden. Met beveiliging op bedrijfsniveau belooft MangoApps dat zelfs de meest gevoelige informatie zonder risico kan worden gedeeld.

Pas het op widgets gebaseerde dashboard van je webportal voor klanten aan zodat het overeenkomt met de look en feel van je merk. Dankzij een moderne interface die is gemodelleerd naar de meest gebruikte social mediaplatforms, kunnen gebruikers communiceren via emoji's, opmerkingen en groepen. Door gebruik te maken van uniforme rapportage en analyses kun je bovendien activiteiten volgen en monitoren om volledig inzicht te krijgen in hoe mensen het platform gebruiken.

Functies:

• Leerbeheersysteem
• Interactieve formulieren en trackerspreadsheets
• Aangepaste workflows
• Enquêtes en peilingen
• Werknemersgids

Prijzen:

• Neem contact op met sales

Gratis proefperiode: 14 dagen

Meer informatie over de integratie van MangoApps met Zendesk.

15. Moxo

Moxo is een hub voor klantinteractie waarmee je de manier waarop je communiceert en informatie deelt met je klanten kunt stroomlijnen. Van het beveiligen van inkooporders tot het openen van rekeningen, Moxo faciliteert naadloze interacties die de klanttevredenheid verhogen.

Bouw je klantenportal direct in je website, of configureer je private label-app voor mobiele apparaten. Geïntegreerde workflowmogelijkheden zijn onder andere beveiligd berichtenverkeer, virtuele dataruimtes, videovergaderingen, digitale handtekeningen en meer. Moxo maakt ook gebruik van Webhooks om ervoor te zorgen dat je klantportal integreert met je bestaande tech stack.

Functies:

• Aanpasbaar activiteitendashboard
• Rapporten/analyses
• Sjabloonbeheer
• Klantgerichte workflows
• Spotlight en visuele annotaties

Prijzen:

• Starter: $ 100 per maand (tot 10 gebruikers)
• Business: $ 480 per maand (tot 40 gebruikers)
• Advanced: Aangepaste pakketten beschikbaar

Gratis proefperiode: Niet beschikbaar

Hoewel e-mail lange tijd een effectief middel is geweest om klanten te bereiken, biedt het niet alle supportopties waar klanten tegenwoordig de voorkeur aan geven. Ze willen snelle toegang tot zaken als statusupdates van openstaande klantenservicetickets en ze willen de mogelijkheid hebben om een nieuw ticket aan te maken of accountgegevens bij te werken. Klanten die deze informatie nodig hebben, worden gedwongen om contact op te nemen met het bedrijf, waardoor de wachtrij voor support uiteindelijk volloopt met onnodige tickets en accountmanagers en klantenservicemedewerker die zich niet bezighouden met complexere problemen.

Veel bedrijven gebruiken nu klantportals om de macht bij de klant te leggen. Met een opensource klantenportal kunnen klanten inloggen wanneer ze maar willen en toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben, zonder dat ze contact op moeten nemen met je bedrijf.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen van portaloplossingen voor klanten.

Bied 24/7 support op aanvraag

Klanten verwachten klantenservice van hoge kwaliteit op het moment dat ze daarom vragen, vooral als ze een probleem hebben met je product of dienst. In ons CX Trends Report gaf 64 procent van de consumenten aan dat ze meer zouden uitgeven aan bedrijven die hen in staat stellen problemen op te lossen via het kanaal dat ze al gebruiken.

Met een goed geïmplementeerd klantenportal hoeven klanten niet te wachten tot een van je agents reageert. In plaats daarvan kun je ze informatie op aanvraag bieden, zodat ze kunnen vinden wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben, ook na sluitingstijd of in het weekend wanneer agents niet beschikbaar zijn.

Voorbeeld: Een klant is na openingstijd zijn wachtwoord kwijtgeraakt en weet niet hoe hij het kan herstellen. Wanneer ze een ticket indienen via het ticketformulier in de portal, stelt een chatbot een relevant helpcenterartikel voor. Ze volgen de stappen om hun wachtwoord direct zelf te herstellen. Er hoeft niet tot de volgende dag te worden gewacht voor een reactie.

Verhoog de efficiëntie en verlaag de kosten door FAQ's en eenvoudige taken om te leiden

De beste klantportals stellen klanten in staat om eenvoudige taken zelf uit te voeren, zoals het bekijken van ticketstatussen, het bijwerken van persoonlijke gegevens of het vinden van hulpartikelen. Deze selfservicemogelijkheden zorgen ervoor dat de klant niet meer contact hoeft te hebben met een agent voor hulp, waardoor tickets uit de wachtrij verdwijnen.

Het omzeilen van deze veel voorkomende vragen betekent minder tickets in de wachtrij. Dit maakt agents vrij om complexere problemen aan te pakken in plaats van zich te richten op repetitieve, tijdrovende taken die hun efficiëntie verminderen.

Dit helpt de kosten op drie manieren te verlagen:

1. Voorkomt het aanstellen van extra agents om de overvolle ticketwachtrij te helpen beheren
2. Vermindert het risico op kostbaar personeelsverloop door burn-outs van agents
3. Biedt support buiten kantooruren, zodat het bedrijf geen teams hoeft te betalen die 24 uur per dag beschikbaar zijn

Voorbeeld: Een klant wil weten wanneer hij zijn pakket kan verwachten nadat hij per ongeluk een verzendbevestigingsmail heeft verwijderd. Als ze inloggen op hun klantenportal, kunnen ze snel hun aankopen en trackingnummers vinden - ze hoeven geen contact op te nemen met de klantenservice.

Verbeteren van samenwerkingsmogelijkheden met uitgebreide media-inhoud

De beste klantportals creëren een uitgebreide online supportervaring. In plaats van te vertrouwen op e-mail- of berichtenlimieten, kun je met een klantenportal samenwerken met waardevollere mediasoorten.

Het uploaden van streamingsvideo's of albums met foto's in hoge resolutie zorgen voor een meer interactieve ervaring. Bovendien biedt het een centrale plaats voor klantbetrokkenheid, zoals tickettracering, facturering, messaging en meer.

Voorbeeld: Een klant ontvangt een maaltijdpakket en merkt dat een van de voedselcontainers beschadigd is. Op de klantenportal dienen ze een ticket in om het probleem te melden en uploaden ze meerdere video's en foto's met details van de schade.

Creëer persoonlijkere klantervaringen

Met een klantenportal kunnen bedrijven meer persoonlijke supportervaringen bieden. Gepersonaliseerde inhoud stroomlijnt de ervaring, waardoor klanten sneller vinden wat ze zoeken of een probleem sneller wordt opgelost. Met gepersonaliseerde berichten en inhoud kun je:

• Artikelen toevoegen aan het helpcenter die relevant zijn voor een specifiek product binnen je merk
• Klanten toestaan om berichten in het helpcenter leuk te vinden, te volgen en er commentaar op te geven
• Geschiedenis van supportverzoeken van klanten en hun statussen weergeven

Aangezien je al klantendata verzamelt over hun behoeften, voorkeuren en koopgewoonten, kun je deze inzichten gebruiken om suggesties of aanbevelingen te doen voor andere producten waarin ze geïnteresseerd zouden kunnen zijn.

Voorbeeld: Een klant heeft een geschiedenis van het kopen van de nieuwste smartphone op de releasedatum. Wanneer de klant inlogt op hun klantenportal, worden ze begroet met artikelen in het helpcenter met tips en trucs voor het product en instructievideo's om veelvoorkomende problemen die klanten kunnen tegenkomen op te lossen.

Het bouwen van klantenserviceportals vereist de juiste software. Veel softwareplatforms voor klantenservice bevatten functies voor het bouwen van een klantenportal en elk platform heeft zijn eigen proces om er een te maken die bij je merk past.

Je eerste stap is het aanpassen van je klantenportal met het logo en de huisstijl van je bedrijf. Welk softwareprogramma je ook besluit te gebruiken, het zal je door de stappen leiden om je portal te configureren en aan te passen. Maar houd het simpel: als je je klantenportal overlaadt met afbeeldingen en merkmateriaal, worden je klanten overweldigd. Eerst en vooral moet je klantenportal gemakkelijk te doorzoeken en navigeren zijn.

Zodra je je klantenportal hebt aangepast en de opties voor het indienen van tickets en live chat hebt ingeschakeld, is de laatste stap het integreren van de portal met je website zodat het gemakkelijk te vinden is. Je kunt dit doen door een link of een widget op je website te plaatsen die klanten naar de portal leidt.

De meeste moderne klantenportals beschikken over een aantal vergelijkbare, hoogwaardige functies. Hier zijn zes algemene kenmerken waar je op moet letten en die je moet evalueren.

Thema's aanpassen

Je klantportalsoftware moet je in staat stellen de portal aan je domein toe te wijzen en het ontwerp van de portal zelf te beheren, zodat het overeenkomt met de look en feel van de huisstijl van je bedrijf. Met aanpasbare portalsoftware kun je selfservicemogelijkheden aanbieden zonder dat dit ten koste gaat van de uitstraling van je merk.

Als je het thema aanpast, kun je jouw merkkleuren gebruiken en je logo invoegen om klanten duidelijk te maken dat je bedrijf de portal beheert. Bovendien zorgt het voor een meer samenhangende klantervaring.

Rapporten en analyses

Rapportage en analyses bieden waardevolle inzichten vanuit het klantenportal, zodat je jouw klanten beter begrijpt. De beste rapportageoplossing moet gegevens van alle kanalen integreren, inclusief gegevens die zijn verzameld via je klantenportal, zodat je kunt:

• Lezen hoe klanten interactie hebben met je merk
• De pijnpunten van klanten rond je producten en diensten ontdekken
• Punten die voor verbetering vatbaar zijn identificeren
• Herkennen wat klanten leuk vinden aan je merk
• De teamprestaties monitoren

Ingebouwde rapportage kan zorgen voor een klantenfeedback-lus die hiaten in je inhoud identificeert op basis van waar klanten naar zoeken. Zo kun je je inhoud voortdurend bijwerken om je klanten beter van dienst te zijn.

Opties voor enkelvoudige aanmelding en artikelweergavemachtigingen

Met enkelvoudige aanmeldingsopties kun je gebruikers naadloos en veilig authenticeren met één set referenties voor meerdere bronnen op je site. Dit verificatieproces geeft gebruikers toegang tot de website van hun klantenportal en toestemming om vertrouwelijke artikelen of interne documenten te bekijken die persoonlijke gegevens kunnen bevatten.

Je kunt weergavepermissies instellen met de volgende opties:

• Zichtbaar voor iedereen: Iedereen kan de inhoud bekijken en er is geen verificatie nodig om aan te melden voor je klantportalwebsite.
• Aangemelde gebruikers: Interne en externe gebruikers die een account hebben en zich aanmelden bij je helpcenter kunnen inhoud bekijken.
• Agents en beheerders: Alleen interne medewerkers kunnen inhoud bekijken.
• Aangepast gebruikerssegment: Aangepaste gebruikerssegmenten bepalen de weergavetoegang op basis van tags, organisaties of groepen.

Kennisbank en communityforum

Klantportals voor klantensupport moeten gebruikers zonder veel moeite naar de informatie leiden die ze nodig hebben. Selfservicemogelijkheden zoals kennisbanken en communityforums kunnen in je portal worden ingebouwd en klanten een schat aan informatie bieden. Deze opties verminderen het aantal supporttickets en helpen agents om supportverzoeken beter te beheren.

Met een kennisbank kan je team van experts voortdurend informatie bijwerken voor helpcenterartikelen en chatbotreacties. Een communityforum creëert een samenwerkingsruimte voor klanten en agents om met elkaar in contact te komen via gesprekken, vragen, hacks en meer.

Ticketsysteem

Als klanten het probleem niet kunnen oplossen met de selfservicemogelijkheden, moeten ze misschien een ticket aanmaken dat je supportteam kan afhandelen. Met een ticketingsysteem dat is gekoppeld aan je klantenportal kunnen klanten:

• Een bestaand ticket volgen
• De status van een bestaand ticket bijwerken
• Een nieuw ticketverzoek sturen

AI

AI en automatiseringsopties kunnen je helpen bij het oplossen van problemen binnen de klantenportal door selfservicemogelijkheden aan te bieden. Door conversational AI en chatbots te integreren met het ticketformulier van je klantenportal, e-mail of andere communicatiekanalen kun je:

• Antwoorden bieden op veelgestelde vragen
• Helpcenterartikelen zoeken
• Relevante communityforums aanbevelen

Dit kan helpen om klanten met veelvoorkomende vragen om te leiden en het aantal supporttickets te verminderen.

Supportportals lopen sterk uiteen-je moet de juiste kiezen voor jouw specifieke behoeften. Het klantenportal voor een B2B-technologieleverancier zal bijvoorbeeld heel anders zijn dan de portal die een e-commercebedrijf nodig heeft.

Bij de evaluatie van klantenportalsoftware moet je rekening houden met het volgende:

Je klantenportal is de springplank voor je customer journey. Je klantportalsoftware speelt dus een sleutelrol bij het leveren van een goede klantervaring tijdens dat hele traject. Een schaalbare, gebruiksvriendelijke klantenservicesoftware kan je helpen bij het bouwen en beheren van je portal, zodat je consistent uitstekende support biedt.