Overslaan naar belangrijkste inhoud

De beste kennisbanksoftware

Dankzij kennisbanksoftware is het eenvoudig om selfservice-inhoud te maken, te onderhouden en te delen. Bespaar tijd en kosten met de juiste kennisbanksoftware.

Een guide voor de beste kennisbanksoftware in 2024

Laatst gewijzigd 15 februari 2024

Het gezegde “kennis is macht” is net zo waar als het gaat om klantenservice. Volgens het Zendesk Customer Experience Trends-rapport van 2023 raakt 37 procent van de klanten gefrustreerd als ze eenvoudige taken niet zelf kunnen uitvoeren. Met kennisbanksoftware verminder je deze frustratie en geef je je klanten direct de juiste tools en hulpbronnen.

Meer informatie vind je in deze gids:

Wat is kennisbanksoftware?

Kennisbanksoftware helpt bedrijven bij het creëren, beheren en delen van interne en externe inhoud in een georganiseerd en doorzoekbaar formaat. Kennisbanken komen in twee belangrijke soorten:

  • Externe kennisbanken: een gecentraliseerde map met inhoud waar je klanten naar verwezen kunnen worden, gericht op je producten of diensten en hoe ze gebruikt moeten worden.

  • Interne kennisbanken: een tool om informatie over systemen, processen en beleid te verspreiden onder je werknemers.

Laten we nu eens kijken welke kennisbanksoftware het beste bij jouw klanten en bedrijf past.

De 14 beste kennisbanksoftwares

Bekijk een aantal van de beste kennisbanksystemen en ontdek welke de juiste tools voor jouw bedrijf biedt.


1. Zendesk

A screenshot displays Zendesk’s knowledge base software.

Zendesk biedt kennisbanksoftware als onderdeel van zijn klantenservice-suite, waarmee teams inhoud, helptickets, interne communicatie en meer kunnen beheren vanaf een centrale plek. Onze software kan intern worden gebruikt als een IT-kennisbank of kennisbank voor supportmedewerkers en extern als FAQ-software voor klanten.

Onze kennisbanksoftware biedt functies om je inhoud relevant te houden. Ingebouwde AI-gedreven tools zoals Aanwijzingen over benodigde inhoud bieden inzicht in wat klanten zoeken, suggesties voor nieuwe inhoud om hiaten in de kennisbank op te vullen en aanwijzingen om inhoud van bestaande artikelen bij te werken. Generatieve AI-functies kunnen nieuwe artikelen schrijven, bestaande inhoud herzien en menselijk aanvoelende klantgesprekken voeren.

Het beheren van updates is eenvoudig dankzij Team Publishing, een tool voor samenwerking waarmee je team workflows kan bouwen om inhoud te beoordelen, goed te keuren en te publiceren. Met de functie ‘Inhoudsblokken’ kun je inhoudsblokken (tekst, afbeeldingen en video’s) maken en plaatsen in relevante artikelen. Deze blokken worden centraal bijgewerkt, waarna de verandering automatisch wordt toegepast op alle plekken waar de inhoud verschijnt.

Zendesk maakt bovendien kennisbeheersystemen voor iedereen toegankelijk. Je kunt je artikelen automatisch laten vertalen in meer dan 40 talen. Je kunt ook een selfserviceportaal maken voor je klanten of werknemers, zodat informatie altijd voor iedereen beschikbaar is.

Functies:

Prijzen:

  • Suite Team: $ 55 per agent/maand

  • Suite Growth: $ 89 per agent/maand

  • Suite Professional : $ 115 per agent/maand

  • Suite Enterprise: Neem contact op met sales

  • Suite Enterprise Plus: Neem contact op met ons salesteam

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

14 dagen

2. Helpjuice

A screenshot displays Helpjuice’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Helpjuice biedt kennisbanksoftware die bedrijven kan helpen met het beheren van inhoud. Deze oplossing biedt een zoekmachine die speciaal is ontworpen voor kennisbanken, waarmee gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben. Gebruikers kunnen artikelen maken met de ingebouwde ‘What You See Is What You Get’-editor en interface voor publicatie om direct inhoud toe te voegen.

Het platform maakt gebruik van AI-gedreven algoritmes om onderwerpen voor artikelen aan te bevelen en suggesties te genereren voor het verbeteren van inhoud. Analyses laten zien welke artikelen het meest worden bekeken en welke gebruikers ernaar zoeken. Helpjuice kan bovendien naar wens aangepast worden. Met aanpasbare thema’s kun je een merkervaring op maat creëren en met meertalige support kun je van taal wisselen.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Automatische vertaling

Prijzen:

  • Starter: $ 120/maand (tot 4 gebruikers)

  • Run-Up: $ 200/maand (tot 16 gebruikers)

  • Premium Limited: $ 289/maand (tot 60 gebruikers)

  • Premium Unlimited: $ 499 per maand

Gratis proefperiode:

14 dagen

Meer informatie over de Helpjuice-integratie voor Zendesk.

3. Bloomfire

A screenshot displays Bloomfire’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Bloomfire helpt teams met het beheren van bedrijfskennis via een gecentraliseerd platform. Het platform imiteert social media: het biedt gebruikers de mogelijkheid om inhoud te liken, te delen, te becommentariëren en te volgen. Bovendien kan de AI-gedreven technologie van Bloomfire vragen van gebruikers begrijpen en intelligente suggesties geven.

Dankzij de rapportagefuncties en feedbackloops kunnen beheerteams zien of de inhoud boeiend en nuttig is en of er mogelijkheden zijn voor verbetering. Bovendien ondersteunt het platform van Bloomfire het aanmaken van FAQ’ waar iedereen aan mee kan werken, zodat teams en community’s samen een verzameling best practices kunnen opbouwen.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Automatisch labelen van inhoud

Prijzen:

  • Talla: Vanaf $ 460 per maand (tot 50 gebruikers)

  • Starter: $ 1.750 per maand (tot 100 gebruikers)

  • Flex: $ 25 per gebruiker/maand (tot 500 gebruikers)

  • Enterprise: Contact opnemen met Bloomfire (500+ gebruikers)

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

30 dagen

Meer informatie over de Bloomfire-integratie voor Zendesk.

4. Guru

A screenshot displays Guru’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Met het kennisbanksysteem van Guru kunnen teams informatie creëren, delen, openen en bijwerken. Guru past binnen de bestaande workflow van je team dankzij de mogelijkheid om contextueel relevante informatie te combineren met de tools die je al gebruikt, zoals chat, e-mail en je klantrelatiebeheersysteem (CRM).

Guru gebruikt AI om informatie uit de kennisbank naar boven te halen, zodat suggesties in de loop van de tijd verbeteren op basis van de zoekpatronen van klanten en werknemers. De AI kan ook gerelateerde artikelen voorstellen en overbodige informatie markeren om inhoud up-to-date te houden. Hoewel Guru een interne kennisbank is, kun je de API gebruiken om inhoud extern te publiceren.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Werkruimten voor teams

Prijzen:

  • Builder: $ 10 per gebruiker/maand

  • Enterprise: Contact opnemen met Guru

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

30 dagen

Meer informatie over de Guru-integratie voor Zendesk.

5. Zoho Desk

A screenshot displays Zoho Desk’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Zoho Desk staat vooral bekend om zijn ticketsysteem en helpdeskoplossing, maar biedt ook software voor kennisbanken. Dankzij de aanpasbare structuur kun je aparte categorieën maken voor ‘zo doe je dat’-artikelen, veelgestelde vragen en andere selfservice-opties.

Dankzij de samenwerkingstools van Zoho kunnen schrijvers en redacteuren samenwerken om inhoud te creëren. Bedrijven kunnen de toegang tot hun kennisbank regelen door gebruikers te verplichten accounts aan te maken. Daarnaast geeft Zoho gebruikers de optie om de thema’s van de kennisbank en de huisstijl aan te passen met logo’s en kleurenschema’s. Zoho biedt ook communityforums, waar klanten kunnen worden aangemoedigd om samen te werken en te communiceren met je team.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Communityforum

Prijzen:

  • Free: $ 0 per maand (3 supportmedewerkers)

  • Express: $ 7 per gebruiker/maand (5 supportmedewerkers)

  • Standard: $ 14 per gebruiker/maand

  • Professional: $ 23 per gebruiker/maand

  • Enterprise: $ 40 per gebruiker/maand

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

15 dagen

Meer informatie over de Zoho CRM-integratie voor Zendesk.

6. Document360

A screenshot displays Document360’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Met Document 360 kun je publieke selfservice-kennisbanken voor je klanten en privé-kennisbanken voor je team maken. Veelgebruikte functies zijn onder meer realtime zoeken, versiebeheer, inhoud categoriseren en een bestandsbeheerder. Bovendien kunnen schrijvers en redacteuren tijdens het maken of nakijken van concepten samenwerken op discussieplatforms.

Deze kennisbanksoftware biedt markdown- en WYSIWYG-editors, zodat auteurs hun favoriete methode kunnen kiezen om inhoud te maken. Met Document360 kun je ‘zo-doe-je-dat’-guides, handleidingen en technische documenten voor je teams opstellen. De software biedt ook artikelweergavemachtigingen, waarmee je gegevens privé en veilig kunt houden door middel van een verplichte aanmelding om toegang te krijgen tot informatie.

Functies:

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Versiebeheer pagina

Prijzen:

  • Free: $ 0 per maand (2 gebruikers)

  • Standard: $ 124 per project/maand

  • Professional: $ 248 per project/maand

  • Business: $ 249 per project/maand

  • Enterprise: $ 499 per project/maand

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

14 dagen

Meer informatie over de Document360-integratie voor Zendesk.

7. Notion

A screenshot displays Notion’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Notion is te gebruiken als database, kladblok, tool voor projectbeheer en collaboratieve schrijfruimte. Met de wiki-software kunnen bedrijven kennis organiseren in een doorzoekbaar formaat en met de toestemmingsinstellingen kan worden bepaald wat gebruikers kunnen openen en wat ze ermee mogen doen.

Met Notion kun je je klantgerichte kennisbank aanpassen en inhoud organiseren door tags, labels en eigenaren aan je artikelen toe te voegen. Het biedt duizenden kant-en-klare sjablonen en drag-and-drop tools waarmee je pagina’s snel kunt opbouwen en structureren.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Standaard sjablonen

Prijzen:

  • Gratis: $ 0 per maand

  • Plus: $ 8 per gebruiker/maand

  • Business: $ 15 per gebruiker/maand

  • Enterprise: Contact opnemen met Notion

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

7 dagen

Meer informatie over de Notion-integratie voor Zendesk.

8. HappyFox

A screenshot displays HappyFox’s knowledge base software.
Bron afbeelding

HappyFox biedt helpdesksoftware met een kennisbankoplossing voor bedrijven in verschillende branches. De kennisbank biedt opties voor selfservice en een eenvoudige manier om feedback van klanten te verzamelen. De tool komt ook met merkportalen voor klanten en aparte interne en externe systemen voor kennisbeheer.

De zoekmachine van HappyFox toont hoog genoteerde artikelen en FAQ-pagina’s, zodat gebruikers niet hoeven te zoeken. Klanten worden tijdens selfservice ondersteund met een functie voor autosuggesties en dankzij de gestructureerde index zijn bronnen gemakkelijker te vinden. HappyFox maakt het ook gemakkelijk om inhoud te delen via social media.

Functies:

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • SEO-tools

Prijzen:

  • Mighty: $ 29 per agent/maand

  • Fantastic: $ 49 per agent/maand

  • Enterprise: $ 69 per agent/maand

  • Enterprise Plus: $ 89 per agent/maand

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

Niet beschikbaar

Meer informatie over de HappyFox Workflows-integratie voor Zendesk.

9. Confluence

A screenshot displays Confluence’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Confluence, een platform van Atlassian voor het samenwerken aan documenten en het delen ervan, kan gebruikt worden als interne of externe kennisbank. Met de software kunnen wijzigingen in documenten worden bijgehouden voor inhoudelijke controle en kunnen teams samenwerken aan concepten.

De analysetools van Confluence helpen teams om de prestaties van inhoud bij te houden, de betrokkenheid van gebruikers te monitoren en gebieden te identificeren die extra aandacht nodig hebben. Met het platform kun je ook artikelen in realtime samen schrijven en bewerken en gebruikerscommentaren en machtigingen beheren. Op die manier kunnen teams samenwerken en de nauwkeurigheid van hun kennisbank op peil houden.

Functies:

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Gebruiksgeschiedenis

  • Standaard sjablonen

Prijzen:

  • Gratis: $ 0 per maand (tot 10 gebruikers)

  • Standard: Begint bij $ 600 per jaar

  • Premium: Vanaf $ 1.150 per jaar

  • Enterprise: Contact opnemen met Confluence

    *Plannen worden jaarlijks gefactureerd en geven prijzen weer voor maximaal 10 gebruikers.

Gratis proefperiode:

7 dagen

Meer informatie over de Confluence-integratie voor Zendesk.

10. HubSpot Service Hub

A screenshot displays HubSpot Service Hub’s knowledge base software.
Bron afbeelding

HubSpot Service Hub biedt meerdere functies voor kennisbeheer. De slimme zoekfunctie maakt gebruik van zelflerende algoritmes om zoekopdrachten van gebruikers te begrijpen en te voorspellen, waarna relevante resultaten worden getoond. De kennisbanksoftware ondersteunt aangepaste branding, zodat organisaties het uiterlijk van hun kennisbank kunnen aanpassen aan hun merkidentiteit, inclusief kleurenschema’s, logo’s en lay-outs.

HubSpot Service Hub biedt organisaties ook analyses die inzicht kunnen geven in hoe hun kennisbank presteert en hoe gebruikers met de inhoud omgaan. Teams kunnen samenwerken dankzij functies zoals rechtenbeheer en versiebeheer.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • SEO-aanbevelingen

Prijzen:

  • Professional: Vanaf $ 450 per maand (5 gebruikers)

  • Enterprise: Vanaf $ 1.200 per maand (10 gebruikers)

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

Niet beschikbaar

Meer informatie over de HubSpot-integratie voor Zendesk.

11. Nuclino

A screenshot displays Nuclino’s knowledge base software.
Bron afbeelding

De kennisbankoplossing van Nuclino maakt gebruik van AI, waarmee gebruikers gestructureerde, onderling verbonden documenten kunnen maken. De AI kan ideeën genereren, inhoud schrijven op basis van opgegeven trefwoorden en notities samenvatten.

Met Nuclino kunnen bedrijven toegangsbeperkingen instellen om te bepalen wie inhoud mag bekijken en bewerken en wie eraan mag bijdragen. Meerdere gebruikers kunnen samenwerken en documenten in realtime bewerken en van commentaar voorzien. Het platform bevat ook een tool voor artikelversiegeschiedenis, waarmee gebruikers wijzigingen en revisies kunnen bijhouden. Nuclino biedt daarnaast een verzameling sjablonen waarmee gebruikers een startpunt krijgen voor het ontwerpen van wiki’s, product roadmaps en handboeken.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Sjablonen voor inhoud

Prijzen:

  • Free: $ 0 per maand (2 GB opslagruimte)

  • Standard: $ 5 per gebruiker/maand

  • Premium: $ 10 per gebruiker/maand

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

14 dagen

12. ProProfs Knowledge Base

A screenshot displays ProProfs Knowledge Base’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Bedrijven kunnen ProProfs Knowledge Base gebruiken om rapporten te bekijken met betrekking tot artikelweergaves, gebruikersinteracties en de prestaties van inhoud, zodat ze inzicht krijgen in de manier waarop lezers omgaan met artikelen. Je kunt er bovendien workflowprocessen mee definiëren, zodat iedereen weet hoe inhoud gemaakt, beoordeeld en goedgekeurd moet worden.

Met ProProfs kunnen gebruikers ook voorwaardelijke inhoud maken, wat betekent dat inhoud kan worden verborgen of weergegeven op basis van het gebruikte apparaat of het klantsegment van de lezer. Teams kunnen de WYSIWYG-editor gebruiken om sjablonen voor inhoud aan te passen en afbeeldingen of video’s toe te voegen.

Functies:

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Voorwaardelijke inhoud

Prijzen:

  • Free: $ 0 per maand (25 pagina’s)

  • Business: $ 49 per auteur/maand

    *Abonnement wordt jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

15 dagen

13. Help Scout

A screenshot displays Help Scout’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Help Scout biedt kennisbanksoftware als onderdeel van zijn helpcenter. Bedrijven die het gebruiken kunnen een consistente look creëren die aansluit bij hun merkidentiteit. Opties die aangepast kunnen worden, zijn onder andere kleurenschema’s, logo’s en lay-outs.

Bedrijven kunnen toegang en gebruikersrechten beheren om gevoelige informatie te beschermen, waarbij samenwerking en inhoudbeheer tussen teams mogelijk blijft. Dankzij AI-gedreven tools kunnen gebruikers vinden wat ze nodig hebben en aanbevelingen krijgen voor het maken van inhoud. Daarnaast kunnen teams met behulp van metrics bijvoorbeeld artikelweergaves en zoektrends bijhouden.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Collision detection

Prijzen:

  • Standard: $20 gebruiker/maand

  • Plus: $ 40 per gebruiker/maand

  • Pro: $ 65 per gebruiker/maand

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

15 dagen

14. Slite

A screenshot displays Slite’s knowledge base software.
Bron afbeelding

Slite is een intern platform voor kennisbeheer waar informatie over teams in kan worden bewaard. Dankzij een eenvoudige editor, verscheidene sjablonen en een flexibele opmaak kunnen bedrijven inhoud professioneel organiseren. Dankzij de zoekfunctie en de optie om documenten te sorteren is het eenvoudig om informatie te vinden en te openen.

Slite bevat een functie voor het bijhouden van documentactiviteiten, zodat bedrijven inhoud up-to-date kunnen houden. De AI kan artikelen vertalen en inhoud samenvatten en van toon veranderen om verschillende doelgroepen aan te spreken. Teams kunnen ook in realtime samenwerken en commentaar geven op documenten.

Functies:

  • AI en generatieve AI-tools

  • Aanpasbare branding

  • Rollen en machtigingen

  • Samenwerking en bewerking in teamverband

  • Rapporten en analyses

  • Versiegeschiedenis

Prijzen:

  • Free: $ 0 per maand (50 documenten)

  • Standard: $ 8 per lid/maand

  • Premium: $ 12,50 per lid/maand

  • Enterprise: Contact opnemen met Slite

    *Abonnementen worden jaarlijks gefactureerd.

Gratis proefperiode:

Niet beschikbaar

Wat zijn de verschillende soorten kennisbanktools?

Voor kleine bedrijven die net beginnen, kan een kennisbank simpelweg een gedeelde Google Drive zijn met pdf’s over productspecificaties, FAQ’s voor klanten en handleidingen voor werknemers. Voor bedrijven die groeien kan dit echter problemen opleveren met beveiliging, doorzoekbaarheid en toegankelijkheid. Hier volgen de meest voorkomende soorten kennisbanktools voor bedrijven van elke grootte.

  • Guides voor probleemoplossing zijn stapsgewijze, eenvoudig te volgen hulpmiddelen waarmee klanten veelvoorkomende problemen kunnen oplossen.

  • FAQ-pagina’s geven antwoord op de meest gestelde vragen van klanten.

  • Chatbots zijn AI-gedreven tools waarmee je proactieve communicatie, 24/7 support en opties voor selfservice kunt bieden.

  • Generatieve AI is een soort AI-technologie die zelfstandig originele inhoud kan creëren, de toon van bestaande artikelen kan veranderen en verouderde informatie kan herzien.

  • Communityforums zijn online portalen die ruimte bieden aan gebruikers om te discussiëren, informatie te delen, vragen te stellen en samen te werken.

  • Selfserviceportalen zijn online platforms die ruimte bieden aan gebruikers om zelfstandig informatie op te vragen, oplossingen voor problemen te vinden en taken uit te voeren zonder directe hulp.

  • Helpcenters zijn gecentraliseerde online opslagplaatsen waar gebruikers toegang hebben tot georganiseerde informatie, documentatie en hulpbronnen voor support.

Hoe kies ik het juiste kennisbanksysteem?

Kennisbanksoftware is een tool die je gebruikt om de juiste informatie te verzamelen, te beheren, en op het juiste moment aan de juiste persoon te verstrekken. Hier volgen een paar overwegingen om de beste software voor je bedrijf te kiezen.

  • Zorg ervoor dat de software veilig is

    De beste software voor kennisbanken biedt beveiligingen om gevoelige gegevens te beschermen. Met up-to-date certificeringen voor softwarecompliance laten bedrijven zien dat ze zich houden aan de regels en voorschriften in de branche om gegevens veilig te houden. Je kennisbanksoftware moet ook prioriteit geven aan betrouwbaarheid en te integreren zijn met je software voor probleembeheer. Zo kun je downtime minimaliseren als er een onvoorspelbaar systeemprobleem optreedt.

  • Onderzoek hoe eenvoudig de software op te zetten en te onderhouden is

    Kies software die snel inzetbaar is en die de nodige tools biedt voor eenvoudig onderhoud. Het is ook verstandig om een leverancier te kiezen met een speciaal onboardingteam om het proces te stroomlijnen, vragen te beantwoorden en je snel op weg te helpen. Een snelle time-to-value betekent dat je zo snel mogelijk de voordelen van de software zult zien.

  • Bereken de totale eigendomskosten

    Elk bedrijf wil snel rendement op zijn investering (ROI) bij de aanschaf van nieuwe software. De beste manier om dit te bereiken is door betrouwbare kennisbanksoftware te kiezen die eenvoudig in te stellen is, die te integreren is met je huidige systemen en die weinig training vereist. Op die manier kan je team de software sneller in gebruik nemen met minimale kosten voor installatie en training.

    Gratis kennisbanksoftware kan een betaalbare eerste stap bieden voor het beheren van inhoud, maar je zult al snel meer nodig hebben dan basisfuncties. In dat geval kan het zijn dat de kosten voor het upgraden en beheren van je systeem hoger zijn dan die van andere betaalde diensten.

De voordelen van kennisbanksystemen

Het samenvoegen van je bedrijfskennis in één enkele databank die overal op het internet toegankelijk is, geeft je een belangrijk concurrentievoordeel. Hier volgen de vijf belangrijkste voordelen van kennisbanksystemen.

Some of the key benefits businesses gain from using knowledge base software include boosting customer satisfaction, saving agents time, breaking down silos, improving agent training, and enhancing customer onboarding.

Verbeter je klanttevredenheid

Een externe kennisbank is altijd bereikbaar, dus je kunt je klanten altijd voorzien van de informatie die ze nodig hebben. Zo kunnen je gebruikers 24/7 support krijgen van je bedrijf, zelfs tijdens vakanties en buiten kantooruren. Klanten hoeven niet op een supportmedewerker te wachten om een probleem op te lossen dat ze gemakkelijk zelf kunnen verhelpen, waardoor een gebruiksvriendelijke ervaring ontstaat die de klanttevredenheid verhoogt.

Bespaar supportmedewerkers tijd en verminder kosten

Met een kennisbank kun je eenvoudige problemen oplossen zonder tussenkomst van een supportmedewerker of de noodzaak voor tickets, en de wachtrij beheersbaar houden. Zou houden supportmedewerkers meer tijd over om zich te richten op het oplossen van complexere problemen en het bieden van een uitmuntende klantervaring. Als kennisbanken geïntegreerd zijn met chatbotsoftware, kunnen ze ook gebruikt worden om vragen van klanten automatisch te beantwoorden. Zo kun je voorkomen dat je meer personeel moet aannemen om hogere ticketvolumes af te handelen.

Verbeter het onboarden van klanten en verhoog het productgebruik

Gebruik je externe kennisbank om je klanten een soepele onboarding te bieden. Wanneer een nieuwe klant zich aanmeldt, kun je een automatische welkomstmail sturen met nuttige hulpbronnen uit je kennisbank, zoals:

  • Productrondleidingen en overzichten

  • ‘Zo-doe-je-dat’-video’s en handleidingen

  • Helpcenter-artikelen

  • Veelgestelde vragen

Deze onboardingmaterialen bieden direct waarde en moedigen nieuwe klanten aan om je product sneller in gebruik te nemen.

Voorkom fragmentering van gegevens

Met een interne kennisbanktools kun je interne fragmentering van gegevens voorkomen, door een centrale locatie te bieden waar teams toegang hebben tot belangrijke informatie. Als gegevens verspreid zijn over verschillende systemen en afdelingen, is het moeilijk voor medewerkers om de informatie te vinden die ze nodig hebben om de hoogwaardige, persoonlijke ervaringen te bieden die klanten verwachten. Kennisbanksoftware biedt eenvoudig toegang tot waardevolle en relevante informatie, zodat teams effectief kunnen samenwerken.

Verbeter de training en nauwkeurigheid van werknemers

Dankzij eenvoudig toegankelijke informatie uit je interne kennisbank kunnen supportmedewerkers klanten efficiënt en accuraat helpen zonder dat ze elk detail hoeven te onthouden. Een kennisbank fungeert als een harde schijf voor je supportmedewerkers, zodat ze direct toegang hebben tot interne processen, veelgestelde vragen en artikelen om snel vragen te beantwoorden. Zo versnel je ook het onboarden van supportmedewerkers en geef je nieuwe werknemers eenvoudig toegang tot trainingsmateriaal.

Functies van kennisbanksystemen

De basisfunctie van kennisbanksoftware is om het gemakkelijk te maken voor supportteams om inhoud te produceren en te beheren, en het met klanten te delen. Hier volgen enkele cruciale functies die een goede kennisbanksoftware moet bieden.

Some of the key features to look for in knowledge base software include AI and generative AI, branding and customization, roles and permissions, team collaboration and editing, and reporting and analytics.

AI en generatieve AI-tools

AI kan een belangrijke rol spelen bij het creëren en beheren van je kennisbank. AI-gedreven algoritmen kunnen relevante onderwerpen aanbevelen, verbeteringen van inhoud voorstellen en zelfs concepten van artikelen genereren, waardoor het aanzienlijk minder tijd en moeite kost om inhoud te produceren. AI-tools kunnen teams helpen om informatie up-to-date te houden door verouderde of irrelevante inhoud te identificeren en updates voor te stellen.

Met AI-gedreven zoek- en aanbevelingssystemen kun je zorgen dat de inhoud van je kennisbank goed vindbaar is, zodat gebruikers eenvoudig de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Ook kan generatieve AI helpen bij het opstellen van duidelijke en beknopte uitleg. Door deze aspecten van het creëren en beheren van inhoud te automatiseren, geeft AI teams de mogelijkheid zich te richten op andere belangrijke taken zoals strategie, kwaliteitsborging en het verbeteren van de gebruikerservaring.

Aanpasbare branding

Goede software biedt de optie om het uiterlijk van je kennisbank aan te passen met merkkleuren, lettertypes, afbeeldingen en logo’s. Door je thema aan te passen aan elk van de merken die je beheert, zoals het gebruik van de juiste kleuren en het toevoegen van een logo bovenaan je helpcenter, verbeter je de gebruikservaring. Sommige kennisbanken bieden zelfs de optie om een grote merkafbeelding te uploaden voor je startpagina en een bannerafbeelding voor je communitypagina’s, en deze aan te passen aan het door jou gekozen thema.

Rollen en machtigingen

Een belangrijk aspect om de integriteit van je site te behouden, is bepalen wie inhoud mag schrijven, bewerken en publiceren. Om gevoelige informatie te beschermen is het ook belangrijk om te bepalen wie bepaalde documenten mag bekijken. Zo biedt Zendesk vier artikelweergavemachtigingen voor gebruikers: iedereen, aangemelde gebruikers, supportmedewerkers en admins en aangepaste gebruikerssegmenten.

Teamsamenwerking en workflows voor bewerken/publiceren

Dankzij teamtools voor samenwerking en bewerking kunnen organisaties de collectieve intelligentie van hun teams benutten en ervoor zorgen dat kennisbronnen voortdurend worden verbeterd en uitgebreid. Met collaboratieve bewerking kunnen meerdere teamleden in realtime bijdragen aan de inhoud van een kennisbank en deze beoordelen en verfijnen, wat leidt tot nauwkeurigere en uitgebreidere informatie.

Deze tools vereenvoudigen communicatie, afstemming en de bundeling van uiteenlopende expertises, zodat je kennisbank de nieuwste inzichten en best practices weerspiegelt. Gebruikers kunnen aan de hand van versiecontrole zien wat er is gewijzigd en eerdere concepten herstellen, zodat de kwaliteit en veiligheid van inhoud behouden blijft.

Rapporten en analyses

Met de beste kennisbanksoftware kun je meer doen dan je klanten informatie geven over je product of dienst. Tools voor rapportages en analyses bieden waardevolle inzichten over de inhoud van je kennisbank, zoals:

  • De meest en minst bekeken artikelen

  • De effectiviteit van elk artikel

  • Eventuele hiaten in de inhoud op basis van zoekopdrachten van klanten en populaire onderwerpen

Met deze informatie kun je consistent nuttige en verrijkende inhoud bieden en zo voor een uitmuntende klantervaring zorgen.

Veelgestelde vragen

Hoe kies je de juiste kennisbanksoftware?

Er is veel om over na te denken bij het kiezen van de juiste kennisbanksoftware. Om te beginnen moet je eerst nadenken over de aard van de informatie die je wilt ordenen en over de mensen die deze informatie gaan gebruiken.

Kennisbanksoftware is een tool die je gebruikt om de juiste informatie te verzamelen, te beheren, en op het juiste moment aan de juiste persoon te verstrekken.

Als dat eenmaal duidelijk is, overweeg dan het volgende voordat je je keuze maakt:

Flexibiliteit en aanpasbaarheid

Je team, klanten en bestaande tools zijn uniek. Je kennisbanksoftware moet aan te passen zijn aan deze unieke omgeving. Als de software niet flexibel is, word je gedwongen om informatie ook op andere plekken beschikbaar te stellen.

Bovendien kun je dan ook geen gebruik maken van apps zoals chatbots of CRMs, waarmee kennisbanken nog krachtiger worden. Zoek daarom naar een kennisbank die een API biedt en te integreren is met populaire tools.

Makkelijk te vinden en te delen

Zelfs de waarde van de perfecte kennisbank hangt af van het vermogen van zowel je agents als klanten om snel informatie te kunnen vinden en delen. Daarom zijn krachtige zoek- en categoriseringsfuncties een bijzonder belangrijk onderdeel van een betere service en een hogere productiviteit van je agents.

Maar een kennisbank gaat verder dan alleen het ontdekken van informatie. De inhoud moet ook makkelijk deelbaar zijn met klanten en andere agents. Zoek dus naar een kennisbeheersysteem dat informatie goed vindbaar en deelbaar maakt.

Naadloze samenwerking

De meest effectieve kennisbanken bieden meerdere werknemers de mogelijkheid om bijdragen te leveren. Zo zorg je voor een kennisbank met diepgang en maak je het makkelijker om zoveel mogelijk inzichten die worden opgedaan door de klantenservice aan je kennisbank toe te voegen.

Geef dus prioriteit aan het vinden van software die intuïtief en gemakkelijk in gebruik is voor je team. Begin indien mogelijk met een gratis proefperiode, zodat je kunt bepalen hoe snel je team zich de software eigen kan maken. Hoe gemakkelijker je werknemers met de software overweg kunnen, hoe groter de kans dat ze bereid zijn om bijdragen te leveren.

Veelgestelde vragen over kennisbanksoftware

Probeer gratis kennisbanksoftware uit

Je vermogen om klanten en werknemers effectief een kennisbank te laten gebruiken hangt grotendeels af van de software die je kiest. Met Zendesk kun je selfservice voor klanten makkelijker maken en je bedrijfskennis organiseren als een doorzoekbare database voor je interne teams.

De kennisbanksoftware van Zendesk biedt ook generatieve AI-tools om je team te helpen met het stroomlijnen en uitbreiden van je kennisbeheer. Probeer Zendesk uit en bied je klanten handige selfservice-opties en verbeter de efficiëntie en oplossingstijden van supportmedewerkers.

Klaar om je kennisbanksoftware te verbeteren?