Sjabloon voor personeelsplanning: 7 voorbeelden + tips

In de Amerikaanse National Football League (NFL) winnen teams niet zomaar de Super Bowl.

Natuurlijk zijn er sterspelers en sterke aanvalslijnen, maar kampioenschappen worden gewonnen door goed samengestelde teams die doelen en wedstrijdstrategieën opstellen. Hiervoor is het vereist om vooruit te denken, te plannen en hard te werken.

Succesvolle organisaties trekken nieuwe talenten aan en begeleiden hun ontwikkeling. Ook kopen ze belangrijke spelers via transacties en kijken ze al vooruit als sterspelers binnenkort met pensioen gaan. Teams die kampioen worden volgen een beproefde aanpak die je ook voor je bedrijf kunt gebruiken.

Met sjablonen voor personeelsplanning kunnen bedrijven zich voorbereiden op succes door de organisatiedoelen af te stemmen op de bedrijfsbehoeften. Deze sjablonen kunnen helpen bij initiatieven op het gebied van pensioenplanning, het identificeren van een gebrek aan vaardigheden bij personen en afdelingen en een licht werpen op klantenservicemetrics. Lees verder en ontdek hoe je de toekomst van je organisatie vorm kunt geven met sjablonen voor personeelsplanning.

Onderwerpen in deze guide:

• Wat is het nut van sjablonen voor personeelsplanning?
• 7 sjablonen voor personeelsplanning
• • Sjabloon voor strategische personeelsplanning Sjabloon voor personeelsontwikkelingsplan
  • Sjabloon voor analyse personeelstekort
  • Sjabloon voor transitieplan personeel
  • Sjabloon voor personeelsvoorspelling
  • Sjabloon voor individuele analyse personeel
  • Sjabloon voor personeel klantenservice
• Zo introduceer je een sjabloon voor personeelsplanning bij je team

Wat is het nut van sjablonen voor personeelsplanning?

Elk bedrijf zou sjablonen voor personeelsplanning moeten gebruiken, omdat ze een kader bieden voor organisatorisch succes.

Een bedrijf is tenslotte slechts zo succesvol als zijn teams. Het is dus cruciaal om een oogje te houden op de productiviteit van supportmedewerkers, de vaardigheden van het personeel en de toekomstige personeelsbezetting. Sjablonen voor personeelsplanning bieden ondersteuning op enkele belangrijke gebieden:

• Planning van nieuwe werknemers: Als organisaties zien dat ze in de toekomst talent tekortkomen, kunnen ze initiatieven voor aanwerving plannen om dit te voorkomen en een optimaal aantal werknemers te behouden.
• Opleidingsmogelijkheden: Met sjablonen kun je vaststellen waar verbeteringen nodig zijn om de loopbaanontwikkeling van het personeel te bevorderen zodat iedereen zich blijft ontwikkelen.
• Ontslagnemingen en pensioneringen: Met een goed plan kunnen organisaties personeelsverloop opvangen door opvolgers te identificeren en transitieplannen te implementeren, zodat de impact van het verlies van talent wordt beperkt.
• Organisatieplanning: Personeelsmanagers die aan de lange termijn denken en daarvoor sjablonen voor personeelsplanning gebruiken, kunnen trends in hun branche voorblijven en hun marktpositie behouden.

7 sjablonen voor personeelsplanning

Laten we de zeven sjablonen voor planning die kunnen helpen bij de personeelsstrategie eens bekijken.

• Sjabloon voor strategische personeelsplanning
• Sjabloon voor personeelsontwikkelingsplan
• Sjabloon voor analyse personeelstekort
• Sjabloon voor transitieplan personeel
• Sjabloon voor personeelsvoorspelling
• Sjabloon voor individuele analyse personeel
• Sjabloon voor personeel klantenservice

1. Sjabloon voor strategische personeelsplanning

Beste voor eerste personeelsplanning

Als je voor het eerst een personeelsplan opstelt, moet je je organisatie van alle kanten bekijken. Ons sjabloon voor strategische personeelsplanning biedt een overzicht op hoog niveau van je huidige en toekomstige doelen, personeelsbehoeften en trainingsvereisten. Van hieruit kun je een strategische koers uitzetten en initiatieven implementeren om je organisatie te verbeteren en een moderne werknemerservaring te ontwikkelen.

Sjabloon downloaden

2. Sjabloon voor personeelsontwikkelingsplan

Beste voor personeelsontwikkeling

Om concurrerend te blijven op de markt moeten bedrijven investeren in hun werknemers. Gebruik deze sjabloon om individuele werknemers te evalueren, en een idee te krijgen van hun carrièredoelen en eventuele training of actiestappen die ze moeten nemen. Dit ontwikkelingsplan kan ook een nuttige rol spelen bij het vasthouden van personeel, het identificeren van nieuwe vaardigheden en het in kaart brengen van de werknemerservaring.

Sjabloon downloaden

3. Sjabloon voor analyse personeelstekort

Beste voor het identificeren van trainingsmogelijkheden voor werknemers en teams

Met dit sjabloon kunnen bedrijven tekorten in de vaardigheden van werknemers en teams vaststellen. De sjabloon biedt ruimte voor de gewenste vaardigheden, actieplannen voor verbeteringen en tijdlijnen. Bedrijven die de vaardigheden en tekortkomingen van hun werknemers kennen, kunnen trainingen en tools bieden zodat ze hun taken effectiever kunnen uitvoeren.

Sjabloon downloaden

4. Sjabloon voor transitieplan personeel

Beste voor geplande uitdiensttredingen en andere geplande rolwisselingen

Veranderingen in je personeelsbestand zijn onvermijdelijk. Als organisatie moet je adequaat plannen voor pensioneringen en ontslag, vooral als het gaat om functies op hoog niveau. Deze sjabloon, compleet met checklists en overgangsdata, kan een bedrijf helpen bij het plannen van toekomstige rolwisselingen, zodat nieuwe werknemers voortvarend aan de slag kunnen.

Sjabloon downloaden

5. Sjabloon voor personeelsvoorspelling

Beste voor het voorspellen van toekomstige arbeidsbehoeften

Bedrijven moeten rekening houden met interne en externe trends die van invloed kunnen zijn op hun toekomstige activiteiten. Deze sjabloon bevat gegevens en vragen waarmee je de demografie en status van je personeelsbestand uitgebreid kunt analyseren. Dit kan helpen bij het opstellen van effectieve actieplannen en trainingsprogramma’s voor alle werknemers.

Sjabloon downloaden

6. Sjabloon voor individuele analyse personeel

Beste voor het individueel analyseren van personeel

Gebruik de sjabloon voor individuele personeelsanalyse om je personeelsbestand te evalueren. Voer de gegevens van werknemers in voor een vergelijking van hun team- en afdelingservaring, vaardigheidsniveau, salaris en meer. Dit proces kan verbeterpunten aan het licht brengen en bedrijven helpen nieuwe strategische doelen te stellen en initiatieven voor de ontwikkeling van werknemers te implementeren, allemaal factoren die de betrokkenheid van werknemers kunnen verbeteren.

Sjabloon downloaden

7. Sjabloon voor personeel klantenservice

Beste voor het onderzoeken van de klantenservice op afdelingsniveau

Het bieden van een uitmuntende klantervaring (CX) dient bovenaan de prioriteitenlijst van elk bedrijf te staan. Hoe je klanten behandelt en helpt, is direct van invloed op hoe succesvol je bent in het werven van nieuwe klanten en het opbouwen van langdurige relaties. Ons sjabloon voor klantenservice biedt ruimte voor het analyseren van de zes klantenservicemetrics die elk supportteam zou moeten bijhouden.

Sjabloon downloaden

Zo introduceer je een sjabloon voor personeelsplanning bij je team

Het maken van een succesvol sjabloon voor personeelsplanning is nog maar het halve werk. Zorg ervoor dat je organisatie de nieuwe strategie omarmt, zodat alle activiteiten volgens plan verlopen. Hier volgen een aantal manieren waarop je dat kunt doen.

Creëer een gemeenschappelijke visie

Elk teamlid moet zich aan de sjabloon voor personeelsplanning houden. Deel het sjabloon met belanghebbenden, zoals managers, HR-professionals, afdelingshoofden, je gezamenlijke interne helpdesk en andere relevante leden van je organisatie, zodat iedereen het doel van je nieuwe strategie kent. Voor een soepele implementatie moet al het personeel op één lijn zitten en hun rol in het personeelsplan begrijpen.

Stel benchmarks voor succes op

Sjablonen voor personeelsplanning kunnen positief uitpakken voor je organisatie, maar de effectiviteit hangt af van je eigen benchmarks. Introduceer niet zomaar een nieuw sjabloon, maar doe dat tegelijk met duidelijke en meetbare key performance indicators (KPI’s) en personeelsgegevens. Door doelen te definiëren geef je je organisatie de koers die nodig is om je nieuwe strategie te optimaliseren.

Blijf flexibel

Sjablonen voor personeelsplanning dienen niet allesbepalend te zijn voor de strategie van je organisatie. Controleer na verloop van tijd de eerder vastgestelde benchmarks om de prestaties te controleren. Voel je niet verplicht je te houden aan je huidige strategie en maak aanpassingen indien nodig.

Onderzoek externe tools zoals helpdesksoftware of software voor de werknemerservaring als je denkt dat je organisatie daarmee productiever wordt.

Optimaliseer je personeelsplanning en personeelsbeheer met Zendesk en Tymeshift

Met sjablonen voor personeelsplanning kun je de toekomst van je organisatie vormgeven, maar ze vormen slechts één stukje van de puzzel. Personeelsbeheer bestaat uit een verzameling processen die bedrijven gebruiken om werknemers en middelen te beheren en de productiviteit te optimaliseren. Een goede strategie voor personeelsbeheer kan zeer nuttig zijn voor je planning.

Toch kan het uitvoeren van personeelsbeheer tijdrovend zijn, vooral als je spreadsheets gebruikt. Als je personeel beheert, planningen maakt en inzicht wilt krijgen in de activiteiten van je werknemers, is een tool voor personeelsbeheer (zoals Zendesk) erg nuttig.

Om onze klantenservice van wereldklasse verder te versterken, hebben we Tymeshift overgenomen, een oplossing voor personeelsbeheer speciaal gebouwd voor Zendesk. Met de kracht van beide producten kun je een naadloos ecosysteem voor personeelsbeheer en klantenservice creëren waarmee je je activiteiten kunt optimaliseren.

Start vandaag nog je gratis proefperiode van Tymeshift.