Overzicht CRM-systemen voor non-profits & een lijst met de beste CRM's voor non-profits

Of je nu een liefdadigheidsorganisatie, een sociale welzijnsorganisatie, een sociale belangengroep of een andere non-profitorganisatie leidt, je moet je kiezers betrokken en enthousiast houden. Elke non-profit heeft een manier nodig om contacten te beheren. Hierbij komt CRM — of customer relationship management — om de hoek kijken en het kan een enorm verschil maken in je activiteiten.

In deze uitgebreide gids beantwoorden we enkele van de volgende algemene vragen over CRM-software voor non-profits. En we bekijken tien van de beste CRM-opties voor non-profitorganisaties.

• Wat is een CRM voor non-profits?
• Wat zijn de voordelen van CRM-tools voor een non-profit?
• Wat voor functies heeft een CRM-oplossing voor non-profits?
• Wat zijn de beste tools voor een CRM voor non-profits?
• Hoe kies je het beste platform voor je organisatie
• Veelgestelde vragen
• Probeer contactbeheer gratis uit

Een CRM voor non-profits is een digitale tool voor organisaties die duurzame relaties met hun donateurs willen opbouwen. Bedrijven met winstoogmerk gebruiken een CRM als contactmanager en salestracker om hun winst te verhogen. Non-profitorganisaties kunnen dezelfde functies gebruiken om het aantal donaties bij te houden en hun tijd en budget optimaal in te zetten.

Non-profits kunnen hun tijd en werk beter indelen met een relatiebeheersysteem om contactpersonen en interacties met donateurs te beheren. Zo kunnen ze meer tijd en energie besteden aan hun missie.

Waarom heeft je non-profit CRM-software nodig?

Non-profitorganisaties verwerken doorgaans veel gegevens, waaronder belangrijke informatie over hun donateurs en sponsoren. En net zoals klanten essentieel zijn voor bedrijven, zijn donateurs en sponsors dat voor non-profitorganisaties.

Hoe meer donateurs, hoe beter. Maar hoe meer contacten je hebt, des te moeilijker het wordt om ze georganiseerd te houden. Als het tijd is om een nieuwe donateursactie te lanceren of een evenement aan te kondigen, heb je een efficiënte manier nodig om je contactpersonen te bereiken voor een maximale respons.

Je kunt natuurlijk spreadsheets gebruiken om je contacten te organiseren, maar spreadsheets zijn vrij beperkt. Je moet ze voortdurend bijwerken, wat enorm veel tijd en mankracht kost. CRM-software vervangt spreadsheets en heeft tijdbesparende tools, zodat je een grotere database met contactpersonen kunt onderhouden en ze gemakkelijk kunt bereiken.

Aan CRM-tools hangt een prijskaartje, net als bij de meeste andere diensten. De voordelen van een CRM maken het echter de moeite waard. Als het bestuur vragen heeft over de kosten, kun je deze voordelen met ze bespreken om hun twijfels weg te nemen.

De organisatorische tools in een CRM zijn efficiënter dan spreadsheets

CRM-software biedt tools waarmee je al je gegevens kunt centraliseren, wat zorgt voor meer efficiëntie. Met één centrale bron kunnen je teamleden in realtime nauwkeurige en actuele informatie raadplegen en delen. Vanuit deze centrale database kun je je contactpersonen filteren op verschillende criteria, waaronder locatie, donatiebedragen, geschiedenis, bijgewoonde evenementen en meer.

Zo kunnen contactinformatie en donatiegeschiedenissen gemakkelijker worden teruggevonden en hoeven er geen spreadsheets en notities te worden nageplozen. Deze informatie raakt ook snel verouderd als je teamleden te veel andere taken hebben ze bij te werken met nieuwe contactgegevens en andere informatie.

Een CRM verbetert de binding met donateurs

Het kost veel geld en moeite om nieuwe donateurs te vinden. Een stuk meer dan een bestaande donateur ervan te overtuigen om nog een donatie te doen. Daarom is donateurbehoud essentieel voor de gezondheid van je organisatie.

Met CRM-systemen kun je waardevolle gegevens over je donateurs verzamelen en opslaan. Daardoor kun je contact met ze opnemen op een manier die het beste aansluit op hun voorkeuren, planning en interesses. Dit leidt tot loyaliteit en tevredenheid, waardoor je donateurs waardering voelen voor hun bijdragen.

Organisatorische tools besparen kostbare tijd

De administratieve taken die horen bij het runnen van een non-profitorganisatie nemen veel tijd in beslag. CRM-platforms bevatten meestal automatiseringsfuncties die deze administratieve taken kunnen afhandelen, zodat je teamleden zich op andere dingen kunnen richten. Zo kunnen ze dankzij CRM-software bijvoorbeeld bedankmails sturen naar donateurs, potentiële donateurs bellen en ontvangstbewijzen voor donaties maken. Je haalt meer uit je waardevolle tijd.

Rapportagefuncties bieden beter inzicht

Kennis over de gezondheid van de organisatie en de doeltreffendheid van jullie inspanningen is van groot belang voor de missie. Met CRM-software kun je snel CRM-rapporten maken en delen. Je hebt altijd een nauwkeurig beeld van welke campagnes het goed doen en welke minder aandacht trekken dan je had verwacht.

Dankzij dit soort snelle en nauwkeurige rapportages met bruikbare CRM-data kan het team hun inspanningen aanpassen. Daardoor kunnen ze erop vertrouwen dat hun werk in de toekomst productievere resultaten oplevert.

Het belangrijkste punt is dat een CRM-systeem voor non-profits goed is voor zowel je team als je donateurs. Mensen die non-profitorganisaties steunen, willen graag weten dat hun donaties een positief effect hebben. Met realtime informatie binnen handbereik en methoden om informatie snel te verspreiden naar veel contactpersonen, kun je iedereen op de hoogte houden van de voortgang. Dat versterkt hun vertrouwen in wat jullie doen.

• Contactbeheer Met software voor contactbeheer kun je de contactgegevens van alle mensen die bij je non-profit betrokken zijn opslaan, analyseren en inzien. Van donateurs, tot vrijwilligers, tot belangrijke sponsors, met contactbeheer kun je op één platform precies bijhouden hoe je iedereen kunt bereiken. Je hoeft je dus geen zorgen meer te maken dat je met verouderde informatie werkt.
• E-mailcampagnes/-marketing: Verstuur e-mailcampagnes naar bestaande en potentiële donateurs, en lees vervolgens het succes van je campagnes af aan de hand van de klik- en openingspercentages. En in plaats van dat je handmatig persoonlijke gegevens in e-mails hoeft in te voeren, voegt deze functie automatisch informatie toe die specifiek is voor de ontvanger. Zo kun je berichten een persoonlijk tintje geven zonder dat je team uren bezig is met handmatig namen en informatie toevoegen aan mailings.
• Segmentatie: Je contacten zijn niet allemaal op dezelfde manier bij je organisatie betrokken. In plaats van verschillende spreadsheets bij te houden om je contacten gescheiden te houden, kun je met segmentatie contacten labelen met specifieke kenmerken. Denk hierbij aan locatie, donatiebedragen en meer, zodat je gemakkelijk verschillende lijsten kunt bekijken en benaderen, afhankelijk van het bericht dat je wilt versturen.
• Powerdialer: Een automatische dialer is een geweldige tool als je gemakkelijk grote aantallen contacten wilt bereiken. Als je een nieuw(e) campagne, evenement of inzamelingsactie snel onder de aandacht wilt brengen, kunnen je teamleden auto-dialing gebruiken om met één klik of voorspellend bellen contacten te bereiken. Zo zit er niet nodeloos veel tijd tussen gesprekken en bereiken ze meer mensen in minder tijd.
• Rapporten en analyses: Maak rapporten in realtime, zodat je direct kunt zien hoe je organisatie het doet. Zo kun je bijvoorbeeld het succes van een live evenement meten, maar ook de belangstelling als gevolg van een nieuwe e-mailcampagne. Met deze functie kun je zien of je inspanningen vruchten afwerpen. En of je ergens tekortschiet.
• Automatiseringen: Stel tijdgebonden acties in, zodat de software in jouw voordeel kan werken en je teamleden meer tijd hebben voor andere zaken. In traditionele CRM's voor sales helpen automatiseringsfuncties om de agenda's van verkopers vrij te maken, zodat ze zich kunnen richten op hun targets. Bij non-profitorganisaties kunnen dezelfde automatiseringsfuncties worden gebruikt om repetitieve en saaie administratieve taken af te handelen. Zo kun je meer mankracht inzetten voor taken waar eens mens aan te pas moet komen.
• Taakbeheer: Stel taken in voor jezelf of een ander teamlid, zodat niemand zich afvraagt wat er moet gebeuren en er geen tijd wordt verspild. Sla informatie op in een activiteitentijdlijn, zodat iedereen weet wat er is bereikt en wat ze nog te doen staat.
• Agenda/herinneringssysteem: Zorg dat alle neuzen dezelfde kant op staan door data en herinneringen in te stellen. Mensen hebben namelijk minder stress als ze niet alles hoeven op te schrijven of te onthouden, en je loopt nooit meer achter de feiten aan omdat iemand een taak of gebeurtenis is vergeten.
• Integraties: Koppel je CRM aan de andere softwareplatforms die je al gebruikt, zodat je niet constant tussen browsers hoeft te switchen of de opmaak hoeft aan te passen.
• Mobiele toegang: Neem je non-profit werk mee van kantoor, zodat je overal met donateurs in contact kunt komen. Zelfs als je geen toegang hebt tot internet, kun je informatie over donateurs bekijken en bijwerken. Er gaat niets verloren en je hoeft niet opnieuw gegevens in te voeren als je weer achter je computer zit.

Zendesk

Zendesk is een alles-in-één CRM-tool voor klantenbeheer en sales, waarmee je de productiviteit kunt verhogen en je tijd optimaal kunt benutten. Dankzij allerlei verschillende functies, waaronder contactbeheer, een powerdialer en taakautomatisering, is Zendesk een gebruiksvriendelijk platform voor non-profitorganisaties die hun middelen optimaal willen inzetten.

Zendesk wordt vooral door kleine bedrijven en organisaties gebruikt als CRM. Teams krijgen zo de tools die ze nodig hebben om al hun donateurs te bekijken. Segmenteer je donateurs, zodat je berichten op maat kunt schrijven die aanslaan bij de doelgroep. En dankzij de handige rapportagefuncties van Zendesk krijg je altijd een nauwkeurige analyse van welke inspanningen iets opleveren en welke het minder goed doen.

De intuïtieve interface en het uitgebreide supportsysteem van Zendesk zorgen er bovendien voor dat je er razendsnel mee aan de slag kunt. Non-profits kunnen zich aanmelden voor het Tech for Good-programma van Zendesk, dat CRM-software en support biedt aan organisaties, zodat ze zich optimaal kunnen inzetten voor het creëren van een betere wereld.

Functies:

• Agenda/herinneringssysteem
• E-mailsjablonen
• Databases voor contactpersonen
• Integraties
• Mobiele toegang
• Presentatietools
• Segmentatie
• Integratie met social media

Salsa CRM

Salsa is een CRM-tool voor non-profits, voor donateursbeheer en rapportages. Op dit platform kun je donateursprofielen maken, waaraan gebruikers aangepaste velden en belangrijke gegevens over de contactgeschiedenis kunnen toevoegen. Het beschikt ook over een giftberekeningsfunctie die automatisch nieuwe giftbedragen voorstelt.

Salsa bevat ook nauwkeurige rapportagefuncties, zodat je team altijd een up-to-date overzicht heeft van de omzettrends en kansen. Met de SmartEngagement Technologie van Salsa kunnen gebruikers dashboards aanpassen en zo dagelijks waardevolle informatie verzamelen en delen met het hele team.

Functies:

• Campagnebeheer
• Donaties bijhouden
• Ledenbeheer
• Betalingsverwerking
• Gift-matchingbeheer

Nutshell

Nutshell is een CRM voor B2B-organisaties dat geschikt is voor non-profitorganisaties vanwege de organisatorische functies, waaronder contact- en leadbeheer. Je kunt op verschillende manieren het donatieproces bekijken: met een drag-and-drop weergave, een traditionele lijstweergave met gesorteerde kolommen of een kaart waarop je kunt inzoomen en leads op specifieke locaties ziet.

Nutshell heeft ook een functie voor drip-e-mailcampagnes, waardoor gebruikers minder tijd kwijt zijn aan handmatig e-mails verzenden. Het biedt ook ondersteuning voor data-import. Zo kun je telefooncontacten synchroniseren, visitekaartjes bij evenementen scannen en opslaan, en potentiële donateurs direct vanaf je website verzamelen.

Functies:

• Documentopslag
• Rapporten/analyses
• Automatisering voor marketing
• Mobiele toegang
• Taakbeheer

Bloomerang

Bloomerang is een CRM-software- en donateursbeheersysteem voor non-profits dat is gemaakt om de betrokkenheid te verbeteren. Het heeft een moderne interface en werkt in de cloud. Bloomerang biedt ook mobiele toegang, zodat je teamleden het overal kunnen gebruiken. Profiteer van realtime inzicht in de betrokkenheid van je donateurs en maak formulieren voor online donaties, die je direct op je website kunt zetten.

Met de e-mailmarketingfunctie van Bloomerang kunnen gebruikers nieuwsbrieven en aankondigingen maken om donateurs te informeren over de meeste recente mijlpalen en nieuwe activiteiten. Daarnaast vind je er een engagementmeter, zodat je eerdere donorinteracties kunt analyseren en de mate van betrokkenheid kunt peilen.

Functies:

• E-mailmarketing
• Gift-matchingbeheer
• Contributietracking
• Contactbeheer
• Integratie met social media

EveryAction

EveryAction is een CRM-oplossing voor non-profits voor het werven van donateurs en marketing. Gebruikers kunnen hun donateurs segmenteren op basis van zowel hun online als offline gegevens, en het biedt opties voor multichannel geldinzamelingen. Je kunt er ook belangrijke informatie over donatuers vastleggen voor een persoonlijke benadering. Gebruikers kunnen hun contactgegevens opslaan, zoals de aanhef van hun voorkeur, relaties en hoe ze willen worden aangesproken.

Voorspellende analyse zorgen ervoor dat non-profitorganisaties datagestuurde beslissingen voor inzamelingsacties kunnen nemen, dankzij de juiste informatie voor targeted messaging en bereik. EveryAction heeft daarnaast 10 unieke voorspellende donormodellen die dagelijks worden bijgewerkt op basis van het gedrag van je donateurs.

Functies:

• Applicatiebeheer
• Donaties bijhouden
• Agendabeheer
• Ledendatabase
• Plannen

Salesforce Essentials

Het multi-tenant cloudmodel van Salesforce wordt gebruikt door grote en kleine bedrijven in allerlei sectoren, waaronder non-profitorganisaties. Het platform biedt samenwerkingstools voor teams, waarmee ze bestanden kunnen delen en bewerken, om ze vervolgens op te slaan in een centrale database. Gebruikers kunnen dankzij drag-and-drop zelf een visuele workflow maken en zo de manier waarop ze hun donateursinformatie en dagelijkse taken worden weergegeven, eenvoudig aanpassen.

Net zoals de meeste andere CRM-platforms bevat Salesforce functies voor contactbeheer, integraties, rapportages en analyses, en taakbeheer. Daarnaast bevat het integraties voor social media, zodat je team inzichten kan verwerven en gesprekken kan starten daar waar de donateurs het beste bereikbaar zijn.

Functies:

• Automatisering voor marketing
• Gespreksopnames
• Contactbeheer
• Callcenterbeheer
• Salestrendanalyses

Bitrix24

Bitrix24 is een cloudgebaseerde of on-premise CRM-tool voor kleine bedrijven, remote salesteams en non-profitorganisaties. Het platform bevat handige functies voor non-profitorganisaties, waaronder dagelijkse back-ups, e-mailsjablonen en mogelijkheden om op iOS- en Android-apparaten te werken. Het bevat tevens samenwerkingstools waarmee je teams van vrijwilligers en organisatoren kunt aansturen, zodat alles en iedereen goed op elkaar is afgestemd.

Bitrix24 heeft ook een database voor contactpersonen, waarin gebruikers informatie over donateurs kunnen opslaan en hun donatiegeschiedenis in één oogopslag kunnen bekijken. Het biedt je de mogelijkheid om oude donateurs te benaderen die je wellicht uit het oog bent verloren. Als een inactieve donateur dan plotseling weer interesse toont, beschikt je teamdirect over de geschiedenies van deze donateur.

Functies:

• Afspraken plannen
• Agendabeheer
• Taakbeheer
• Door gebeurtenissen getriggerde acties
• Callcenterbeheer

Kindful

Kindful is een CRM-oplossing voor non-profits, waarmee gebruikers informatie kunnen opslaan over inzamelingsacties en hun communicatie. Kindful heeft een uitgebreid dashboard waarop je alle informatie over je donateurs kunt bekijken in grafieken of diagrammen. Zo kan je team gemakkelijk de laatste transacties en contactmomenten bekijken. Maak aangepaste velden om informatie over donateurs bij te houden die specifiek is voor jouw organisatie en bekijk gegevens over vermogen en donaties.

Kindful beschikt uiteraard ook over integraties, waardoor bestaande softwaretools, zoals MailChimp en QuickBooks, kunnen worden gekoppeld. Daarnaast vind je er handige functies, waarmee je informatie kunt bekijken over huishoudens en relaties, taken kunt beheren en dubbele contactpersonen kunt verwijderen.

Functies:

• Donaties bijhouden
• Fondsenwervingsbeheer
• Contactbeheer
• Integratie met social media
• E-mailmarketing

monday.com

monday.com is een CRM-oplossing die non-profitorganisaties kunnen gebruiken om hun organisatie aan te sturen en hun sociale impact te maximaliseren. Maak je hele donatietijdlijn inzichtelijk en automatiseer gepersonaliseerde fondsenwervingse-mails. Daarnaast kun je gedetailleerde donateursprofielen opstellen, waarmee je hun geschiedenis en betrokkenheid kunt volgen. Gebruikers kunnen ook wervingsformulieren voor vrijwilligers maken en direct op hun website plaatsen, en taken en diensten aan vrijwilligers toewijzen om de efficiëntie van het team te optimaliseren.

Dankzij functies voor projectbeheer kunnen gebruikers prioriteiten stellen en taken toewijzen, en routineuze taken automatiseren. monday.com geeft korting op jaarabonnementen voor non-profitorganisaties, maar momenteel nog niet op hun maandabonnementen.

Functies:

• Dashboard met activiteiten
• Auto-dialer
• Agendabeheer
• Integratie met social media
• E-mailbeheer

Neon CRM

Neon CRM is een cloud-based CRM-oplossing voor non-profits, waarmee gebruikers vrijwilligers kunnen aansturen, donateurs kunnen binden en lidmaatschappen kunnen beheren. Het bevat functies voor relatiebeheer, waarmee je eerdere donaties en activiteiten van donateurs kunt inzien. Gebruikers kunnen hun donateurs ook segmenteren op basis van het type account dat ze hebben, voor een meer gepersonaliseerde targeting.

Dankzij ingebouwde marketingtools kun je met Neon CRM rechtstreeks vanuit hun CRM-browser e-mails en mededelingen versturen. Neon CRM bevat ook rapportagefuncties voor het delen van aangepaste rapporten met donateurs voor meer financiële transparantie, evenals KPI's voor het meten van de effectiviteit van de fondsenwerving.

Functies:

• Integratie van de boekhouding
• Ledendatabase
• Fondsenwervingsbeheer
• Integratie met social media
• Communicatie met de leden

Doorloop de volgende stappen, voordat je een CRM aanschaft voor je non-profit, zodat je zeker weet dat je voor de beste optie kiest.

• Praat erover met je team. Stel je team vragen over de werkdruk, vooral met betrekking tot de taken die de meeste tijd in beslag nemen. Maak rapporten over het behoud van donateurs en bekijk de methoden die je momenteel gebruikt om informatie over donateurs op te slaan en te raadplegen. Maak vervolgens een lijst van alle functies die CRM's bieden en die het meest gunstig zijn voor om deze processen te stroomlijnen. Zoek nu naar CRM-aanbieders op basis van je wensen.
• De prijs is belangrijk. Sommige leveranciers bieden CRM-software gratis of met korting aan, maar aan de beste CRM-platforms voor non-profits zijn kosten verbonden. Anderzijds, je behoudt meer donateurs en je inzamelingsacties verlopen efficiënter, dus de kosten wegen op tegen de baten. Praat met het bestuur over het kostenplaatje en vergelijk de pakketten die worden aangeboden door de meest aantrekkelijke platforms. Veel leveranciers hebben programma's waarbij bepaalde organisaties in aanmerking komen voor gratis softwareproducten.
• Probeer het gratis uit. Veel softwareleveranciers bieden een gratis CRM-proefperiode aan, zodat je hun platform eerst kunt uitproberen. Als je op zoek gaat naar het beste CRM voor non-profitorganisaties, let dan op leveranciers bij wie je de software mag testen. Probeer de interface en functies uit, zodat je niet betaalt voor iets waar je uiteindelijk niets aan hebt.

Probeer het alles-in-een CRM-platform van Zendesk met de gratis 14-daagse proefperiode. Dankzij een intuïtieve gebruikersinterface die er goed uitziet, kun je meteen aan de slag met de alle functies en beginnen met het stroomlijnen van je workflow. En met live telefonische ondersteuning 24 uur per dag hoef je je geen zorgen meer te maken dat je op een probleem stuit wat je niet kunt oplossen.

Zendesk wil organisaties helpen bij hun missie en de wereld een betere plek te maken. Daarom zijn we voortdurend op zoek naar manieren CRM's eenvoudig in gebruik te maken. Schrijf je vandaag nog in voor een gratis proefperiode.