De ultieme handleiding voor CRM-automatisering: Beste tools en beoordelingen

CRM-software is een musthave als je wilt groeien of de productiviteit wilt verbeteren. Een van de beste manieren om een CRM te gebruiken om sales een boost te geven is door gebruik te maken van tijdbesparende automatiseringstools.

In deze uitgebreide gids beantwoorden we de volgende vragen over de functies en voordelen van CRM-automatisering, bespreken we de belangrijkste functies en bieden we een overzicht van de zeven beste CRM-platforms die momenteel verkrijgbaar zijn.

• Wat is CRM-automatisering?
• Hoe profiteer je ervan?
• Wat zijn de belangrijkste functies van CRM-automatiseringstools?
• Wat is het verschil tussen CRM en marketingautomatisering?
• De 7 belangrijkste CRM-automatiseringstools
• De juiste geautomatiseerde CRM-software
• Veelgestelde vragen
• Klaar om geautomatiseerde CRM eens te proberen?

Met spreadsheets en handmatige gegevensinvoer verspil je niet alleen tijd. Je verliest er ook tijd door. Elk uur dat wordt besteed aan een repetitieve administratieve taak kan beter worden besteed aan contact met klanten, nieuwe verkoopstrategieën bedenken of netwerken met contacten. In plaats daarvan vinden veel bedrijven dat hun teams teveel tijd besteden aan vervelende, maar noodzakelijke activiteiten. En hierbij kunnen tools voor CRM-automatisering van pas komen.

CRM-automatisering is een proces dat de repetitieve taken van sales, marketing en de klantenservice automatiseert. Het gaat hier uiteraard om heel veel verschillenden activiteiten. Elke geautomatiseerde tool voert een andere taak uit, op geplande tijdstippen, na een specifieke actie, of door het gebruik van kunstmatige

intelligentie. Jij stelt de criteria vast, past de instellingen aan, en de geautomatiseerde salessoftware doet de rest.

Hoe gaan bedrijven voor het eerst aan de slag met CRM-automatisering?

De eerste stap die je moet zetten om met geautomatiseerde CRM-software aan de slag te gaan, is onderzoek doen naar en investeren in een platform met tools die automatiseren. De beste CRM-platforms hebben gemakkelijke interfaces waar je eenvoudig doorheen kunt navigeren, zodat je team het zonder gedoe in gebruik kan nemen.

Als je wilt beginnen, begin dan met deze stappen, zodat je weet waar je op moet letten.

• Bepaal wat je CRM-automatiseringen moeten gaan doen. Wil je op personeelskosten besparen? Je salescyclus inkorten? Praat met je afdelingshoofden en verzamel informatie over de activiteiten die de meeste tijd in beslag nemen of het grootste aantal fouten veroorzaken. Als je wilt weten hoe je CRM-sales kunt automatiseren, dan moet je eerst weten waar je momenteel tekortschiet.

• Bepaal welke functies je zouden kunnen helpen om je problemen op te lossen. Als je eenmaal een overzicht van je activiteiten hebt gemaakt en hebt vastgesteld waar je proces hapert, moet je weten met welke functies je dit kunt oplossen. Onderzoek en vergelijk verschillende software-opties en besteed ook aandacht aan welke programma's kunnen worden geïntegreerd met de salestools die je al gebruikt.

• Houd rekening met je hoe je bedrijf functioneert. Dat betekent dat je moet nadenken over waar mensen werken. Als je bedrijf externe of hybride medewerkers heeft, ga dan op zoek naar cloud-based en mobiele CRM-automatiseringstools. Dankzij de flexibiliteit van deze platforms, kan je team hun tools ook gebruiken als ze niet op kantoor zijn of op een mobiel apparaat werken.

• Probeer een platform uit. Als je een shortlist hebt gemaakt van providers van CRM-automatisering, maak dan gebruik van eventuele gratis proefversies die worden aangeboden. Zo kan je team de bruikbaarheid van een platform testen, voordat je tot aanschaf overgaat.

Wie gebruikt er geautomatiseerde CRM's?

Elk bedrijf dat zich richt op sales en klantenservice kan profiteren van geautomatiseerde CRM's. Ze worden gebruikt in branches variërend van onderwijs tot productie, van de detailhandel tot telecommunicatie en meer. En vanwege de pandemie is virtuele sales populairder dan ooit, dus veel e-commercebedrijven zijn er ook mee aan de slag gegaan.

Er bestaan geen regels over hoe groot of klein een bedrijf moet zijn om gebruik te maken van CRM-automatiseringen. Sterker nog, er is allerlei uitstekende salessoftware voor kleine bedrijven, maar er zijn ook enterprise-oplossingen voor grote ondernemingen. In het algemeen kun je zeggen dat als je bedrijf afhankelijk is van gezonde, duurzame klantrelaties om de winst te maximaliseren, je echt behoefte hebt aan een geautomatiseerd CRM.

Laten we eens wat voorbeelden onder de loep nemen.

Voorbeelden CRM-automatisering

• Voorbeeld #1: een follow-up plannen

  Een potentiële klant is offertes aan het opvragen. Ze gaan verhuizen en ze willen een schatting van hoeveel de verhuizing ze gaat kosten. De lead heeft de site van je bedrijf bekeken en wil een afspraak maken voor een offerte van een van je verkopers. Zodra de lead het verzoek heeft ingediend, mailt je geautomatiseerde proces een link met toegang tot een agenda. Binnen twee minuten na zijn verzoek om een meeting, kan de lead een tijdslot met je agent kiezen, waarna de agenda van de agent automatisch wordt bijgewerkt.

• Voorbeeld #2: de afspraakherinnering

  Je verkopers hebben een extreem druk kwartaal en hun agenda's staan overvol met afspraken en andere taken. Je stelt je automatiseringen in om op gezette tijden meldingen te versturen, zodat ze genoeg tijd hebben om zich voor te bereiden op hun afspraken. Dankzij integraties voor agenda's en berichten weet je zeker dat die meldingen ook daadwerkelijk aankomen en zichtbaar zijn.

• Voorbeeld #3: e-mailtemplates & personalisatie

  Je nieuwste serie marketinge-mails staat klaar om te worden verzonden naar een aantal leads. Je verkopers hoeven niet meer handmatig persoonsgegevens zoals namen en functies in elke afzonderlijke e-mail in te voeren, want ingebouwde samenvoegvelden in je e-mailsjablonen vullen deze gegevens automatisch in. Elke e-mail wordt op maat gemaakt en gepersonaliseerd, zonder dat je er zelf veel aan hoeft te doen.

Allereerst bespaar je natuurlijk tijd. Je hoeft geen repetitieve salestaken meer uit te voeren, waardoor je meer leads door de salescyclus kunt loodsen en meer deals kunt sluiten. Maar hoe draagt CRM-automatisering dan bij tot meer sales?

• Betere leads. De beste CRM-software zorgt ervoor dat je goede leads niet uit het oog verliest. Dankzij geautomatiseerde lead nurturing campagnes en aangepaste velden kun je gemakkelijker nauwkeurige informatie over potentiële klanten vastleggen en analyseren.

• Hogere conversiepercentages. Dankzij geautomatiseerde functies als distributie van leads, worden de meest veelbelovende leads gekoppeld aan de beste verkoper, waardoor de kans groter is dat leads ook echt klanten worden. Daarnaast wordt het door automatisering van eenvoudige taken zoals follow-up e-mails inplannen en sturen, makkelijker voor je team om snel te reageren als een lead interesse toont.

• Hogere klanttevredenheid. Klanten verwachten tegenwoordig dat er snel aan hun behoeften wordt voldaan. CRM-automatiseringen helpen sales- en klantenserviceteams snelle, effectieve service te verlenen aan leads en klanten, zodat ze niet overstrappen naar de concurrentie. Bovendien kun je met geautomatiseerde tools zoals AI-chatbots je servicebereik uitbreiden en meer klanten hulp bieden, zonder dat je allerlei nieuwe mensen hoeft aan te nemen voor je klantenservice.

• Contactbeheer & gegevensinvoer: Met CRM-automatiseringstools kun je snel contactgegevens vastleggen, opslaan en raadplegen. Als de contactgegevens veranderen, werken CRM-automatiseringstools je database automatisch bij, zodat verkopers niet handmatig nieuwe informatie hoeven in te voeren.

• Gepersonaliseerde en omnichannel berichten: De beste CRM-platforms bieden de mogelijkheid om automatisch gepersonaliseerde e-mails of content te versturen. Deze e-mails en berichten kunnen worden getriggerd als leads een handeling doen, zoals hun e-mailadres in een formulier op je website invoeren. Vervolgens voegt het systeem de persoonlijke gegevens die samen met het e-mailadres zijn ingediend in het bericht in en verstuurt het automatisch, zodat de lead de volgende stap in het salesproces kan zetten.

• AI-chatbots: Communicatie met en tussen mensen is belangrijk bij sales, maar als aanvulling daarop tillen AI-chatbots klantenservice echt naar een hoger niveau. AI wordt namelijk steeds beter. Tegenwoordig kunnen AI-chatbots op een natuurlijke manier met klanten communiceren en vragen beantwoorden, klanten aan handige informatie helpen en ze naadloos doorsturen naar de juiste verkoper. Met chatbots kunnen klanten ook support krijgen wanneer ze maar willen, zelfs buiten kantooruren.

• Klantinteracties registreren en monitoren: CRM-platforms registreren automatisch elke klantinteractie in de database voor contactpersonen. Verkopers hoeven nu niet langer te vertrouwen op handmatige gegevensinvoer of hun geheugen om zich precies te herinneren wanneer ze voor het laatst met een klant hebben gesproken. Bovendien, als een nieuwe verkoper een klantendossier opent, heeft hij meteen alle benodigde informatie.

• Automatisering van je salesproces: De meeste CRM-platforms hebben een visuele drag-and-drop pipeline tool waarmee verkopers precies kunnen zien op welk punt een klant zich in zijn klantreis bevindt. Deze aanpasbare tool zet de vereiste acties naast elkaar als gemakkelijk te volgen stappen en zorgt ervoor dat je zorgvuldig opgebouwde salesproces optimaal wordt benut.

CRM-automatiseringen zijn meestal meer gericht op sales en klantenservice. Dat komt omdat zowel sales als klantenservice regelmatig contact hebben met prospects en klanten.

Marketeers hebben meestal echter geen rechtstreeks contact met klanten. Marketingautomatiseringstools zijn daarom meer gericht op de bovenkant van de salesfunnel, waar de klantbetrokkenheid minimaal of helemaal niet aanwezig is. Op het moment dat er sprake is van engagement en de relatie van start gaat, wordt de lead doorgestuurd naar het salesteam, waar de CRM-automatiseringstools ze helpen om de deal snel af te ronden.

We hebben al verschillende CRM automatiseringstools bekeken. Laten we nu eens specifiek kijken naar de functies van automatiseringstools voor marketing en sales.

CRM-automatisering voor marketing

Marketingautomatiseringen moeten het voor marketingteams eenvoudiger maken om content te creëren en te versturen naar potentiële klanten. Zij moeten namelijk hoogwaardige leads genereren, waardoor het voor het salesteam gemakkelijker wordt om in de toekomst deals te sluiten.

De belangrijkste functies van de meeste software voor marketingautomatisering zijn:

1. Leads beheren: Van het verzamelen van contactinformatie tot het beoordelen en toewijzen van leads aan verkopers, met marketingautomatiseringstools gaan deze taken veel sneller dan wanneer je een spreadsheet gebruikt.

2. E-mailcampagnes beheren: Maak gepersonaliseerde e-mailsjablonen en verstuur berichten zodra een lead zich hiervoor aanmeldt. Zo raak je in contact met hot leads, zelfs als je druk bent met andere dingen. Je kunt ook automatisch gated content sturen als een lead interesse toont.

3. Campagnes op social media beheren: Met tools om je campagnes op social media te beheren kun je je marketingmateriaal op verschillende kanalen plaatsen, interacties op social media bijhouden en klantgedrag en -voorkeuren analyseren.

4. Rapporten en analyses

   Genereer en verspreid rapporten over of leads e-mails openen, volg de engagement bij posts op social media en analyseer het gedrag van klanten, zodat je je klantenbestand beter begrijpt en je in de toekomst nog gerichtere campagnes kunt maken.

CRM-automatisering voor sales

Tools voor sales force-automatisering helpen verkopers om leads snel en efficiënt door het salesproces te loodsen. Het salesproces vindt plaats tussen twee personen - de prospect en de verkoper. Tools voor salesautomatisering helpen verkopers met taken die direct verband houden met een eenvoudig, foutloos en responsief salesproces. Dit zijn onder andere:

1. Planningstools: Vergaderingen plannen met prospects kan uitlopen op eindeloos e-mails heen en weer sturen. Met geautomatiseerde planningstools kunnen leads gemakkelijk beschikbare tijdslots selecteren zonder al die e-mails.

2. Omnichannel communicatietools:

   Verkopers moeten hun klanten overal kunnen bereiken, ook via social media en messaging-apps. Ze omvatten ook software voor automatisering van outbound callcenters.

3. Tools voor prijsstellingen en offertes: Verkopers hebben tools nodig om snel prijzen en offertes te genereren voor hot leads. CRM-automatiseringstools voor sales kunnen agents snel offertes maken en aanpassen, onderhandelen en contracten afsluiten.

4. Pipelinebeheer: Houd actieplannen bij en bewaak de voortgang van leads met meer controle over elk touchpoint tijdens het salesproces. Deze CRM-tools voor salesautomatisering bieden agents een visueel overzicht van hun voortgang, zodat ze precies weten wat de volgende stap is.

Zendesk Sell

Bron

Het automatiseringsplatform Zendesk Sell is speciaal ontworpen om klantrelatiebeheer eenvoudig te maken. Het platform verzamelt automatisch alle klantendata en op één plaats, zodat je verkopers niet langer handmatig namen, e-mails en andere informatie hoeven in te voeren. En dankzij mobiele CRM- en cloudtechnologie biedt Zendesk Sell maximale flexibiliteit, waardoor verkopers hun taken kunnen automatiseren, zelfs als ze niet op kantoor zijn.

Zendesk heeft een uitgebreid aanbod aan salesautomatiseringen in en, met een groot aantal integraties, ook met marketingtools.

Functies:

• CRM-dashboard
• Salessoftware voor de buitendienst
• Salestracker
• Contactbeheer
• Leadbeheer
• Live chat
• Rapportage/analyses

Quickbase

Bron

Quickbase biedt CRM-software aan die je kunt aanpassen aan de specifieke behoeften van je bedrijf. Een centraal dashboard bevat een reeks kant-en-klare toepassingen, maar gebruikers kunnen ook hun eigen toepassingen maken. Met Quickbase kunnen gebruikers regelmatig geplande automatiseringen toevoegen, plus automatiseringen die worden getriggerd door een wijziging of update van gegevens.

Quickbase beschikt ook over CRM-automatiseringen voor sales voor interne samenwerking tussen afdelingen. Het bevat ook tools die verkopers automatisch een seintje geven als het tijd is voor follow-up bij een klant, voor het geval ze dat vergeten. Gebruikers waarderen ook de aanpasbare pipelinetool en workflowautomatiseringen van Quickbase, waardoor verkopers gemakkelijker kunnen zien welke stap ze vervolgens met elke klant moeten nemen.

Functies:

• Klantenportal
• Formulieren maken
• Workflowbeheer
• Databases voor contactpersonen
• Plannen

Zoho CRM

Bron

De '360 graden' relatiebeheeroplossing in het CRM van Zoho biedt zowel CRM- als marketingautomatiseringen. De software is geschikt voor bedrijven van elke omvang en Zoho biedt verschillende abonnementen aan voor kleine bedrijven en grote ondernemingen.

Op het gebied van marketing genereert de software automatisch leads als ze interactie hebben met content van het bedrijf. De software scoort vervolgens leads en stuurt ze door naar de juiste verkopers. Zoho beschikt ook over geautomatiseerde e-mails en een AI-chatbot. Bovendien houdt Zoho elke interactie met klanten bij, zodat je bedrijf altijd een nauwkeurig en volledig overzicht heeft van de gesprekken.

Functies:

• Vastleggen van leads
• Agendabeheer
• Live chat
• Pipelinebeheer
• Volgen van relaties

NetSuite CRM

Bron

De CRM-software van NetSuite is een centrale locatie, waar gebruikers toegang hebben tot alle mogelijke informatie over klanten, leads en leveranciers. Het platform werkt met automatische meldingen voor als er een mogelijkheid is voor upselling of vernieuwing van bijvoorbeeld een contract.

Bovendien biedt NetSuite automatiseringsoplossingen voor targeted marketingcampagnes. Door demografische gegevens te verzamelen kan NetSuite potentiële leads vinden en ze automatisch gepersonaliseerd campagnemateriaal sturen. Daarnaast is er een centrale plek waar alle gegevens met betrekking tot campagnes kunnen worden bijgehouden, zoals wie e-mails heeft geopend en waar potentiële klanten het meest op hebben gereageerd.

Functies:

• Tools voor samenwerking
• Communicatiebeheer
• Databases voor contactpersonen
• Geautomatiseerde e-mails
• Waarschuwingen en meldingen

HubSpot

Bron

De CRM-software van HubSpot bevat vijf 'hubs' voor verschillende bedrijfsonderdelen: marketing, sales, klantenservice, contentmanagement en bedrijfsvoering. De Sales Hub bevat tools voor salesautomatisering zoals gepersonaliseerde follow-up e-mails na vergaderingen en planningstools. Gebruikers kunnen kant-en-klare e-mailsjablonen gebruiken of hun eigen sjablonen maken en delen met teamleden.

Met HubSpot kunnen gebruikers workflows personaliseren. Je krijg een melding als een contactpersoon een belangrijke stap zet of als het tijd is voor follow-up bij een klant of lead. Het platform moedigt gebruikers ook aan om automatiseringen op elk moment stop te zetten en te bewerken, om interacties een menselijke touch te geven.

Functies:

• Klanten volgen
• E-mailmarketing
• Pipelinebeheer
• Distributie van leads
• Agenda/herinneringssysteem

Pipedrive

Bron

Pipedrive is een CRM-systeem dat zich richt op het vinden en beheren van leads. De software heeft een mobiele versie van het CRM-dashboard, evenals integraties met veel populaire zakelijke apps, zodat gebruikers niet voortdurend tussen browsers hoeven te wisselen.

Pipeline biedt een aangepaste pipelinetool, die gebruikers kunnen instellen om automatiseringen te triggeren tijdens de levenscyclus van een klant. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld instellen dat de software automatisch een deal aanmaakt als er een nieuw contact wordt toegevoegd. Met Pipeline kun je ook automatisch gepersonaliseerde e-mails naar leads te sturen, zodat de communicatie persoonlijk blijft.

Functies:

• Beheer van bellijsten
• Leadbeheer
• CRM-dashboard
• Integraties van derden
• Rapportage/analyses

Nutshell

Bron

Nutshell is een alles-in-één CRM-systeem dat de nadruk legt op e-mailmarketing. De CRM-software werkt informatie automatisch bij als een verkoper contact heeft gehad met een lead of als een lead zich door de salespipeline verplaatst.

Met automatiseringsfuncties voor sales, zoals leaddistributie, kunnen leads worden gekoppeld aan verkopers op basis van criteria die gebruikers zelf invoeren. Gebruikers bepalen stapsgewijze doelen binnen de pipelinetool, waardoor verkopers een duidelijk beeld krijgen van welke acties ze moeten ondernemen om de zakelijke doelen te behalen. Bovendien kunnen teams met de automatische pop-ups van Nutshell terugkerende meldingen instellen, zodat ze niet elke taak zelf hoeven te onthouden.

Functies:

• E-mailmarketing
• Leads verzamelen
• Taakbeheer
• Sjabloonbeheer
• Mobiele toegang

Je moet met een aantal rekening houden als je een tool gaat kiezen voor CRM-automatisering van je sales. Stel jezelf de volgende vragen, zodat je snel de juiste software voor je bedrijf kunt kiezen.

• Zorgen repetitieve administratieve taken voor extra werkdruk? Zo ja, om welke taken gaat het dan?
• Hoe groot is je bedrijf? Sommige platforms bieden automatiseringen speciaal voor kleine of grote bedrijven aan, terwijl andere platforms flexibel zijn en met je meegroeien.
• Van welke automatiseringen zouden je verkoopproces en klantenbestand het meeste profiteren?
• Zoek je een platform dat zowel marketing- als salesautomatisering omvat?