CRM met project­management

Projectmanagement is in onze tijd van automatisering niet meer weg te denken. Een organisatie die efficiency najaagt kan er niet omheen, vooral niet als je bedrijf snel groeit en er steeds meer mensen moeten samenwerken.

In jouw bedrijf staat Customer Relationship Management waarschijnlijk al hoog in het vaandel, want je wilt je klanten en relaties de kwaliteit leveren die ze verwachten en ervoor zorgen dat ze zo vaak mogelijk terugkomen.

Maar daarnaast wil je natuurlijk ook dat het projectmanagement soepel verloopt en dat je een helder inzicht hebt in de voortgang en budgetten van je projecten.

Voor een project moet er rekening worden gehouden met verschillende aspecten zoals projectbezetting, beschikbaarheid, timing, kennis, structuur, communicatie en planmatig werken.

Het grote voordeel van een projectmanagement tool in je CRM is dat je alles overzichtelijk in één projectdossier hebt.

In dit artikel over Customer Relationship Management kun je alle voordelen van CRM nog eens nalezen: CRM: een gids

Binnen een organisatie wordt alles wat buiten de bestaande routines valt, zoals strategie, bestuur, investeringsbeslissingen, ICT, HR, kwaliteit, klantgerichtheid en organisatiecultuur, vaak een project genoemd.

Projectmanagement is de manier waarop je dit organiseert, voorbereidt, plant en afrondt.

CRM met projectmanagement heeft uiteraard overeenkomsten met algemeen projectmanagement, maar met een software voor projectmanagement in je CRM wordt het beheersen van projecten een stuk makkelijker.

Als jouw projectmanager het project in je CRM-systeem integreert en goed beheert heb je continu inzicht in de voortgang, budgetten en het rendement van projecten. Zo is het altijd gemakkelijk overzicht te houden over welke projecten lopen bij welke relaties en kun je snel bijsturen wanneer nodig. Losse Excel-bestanden en inconsistenties zijn niet meer aan de orde.

Met een projectmanagement tool heb jij de touwtjes in handen. Je brengt structuur aan in complexe projecten. Je kunt snel een team samenstellen voor een project en ook budgetten beheren en monitoren. Facturatie, planning, taakverdeling en urenregistratie staan allemaal in één systeem en je houdt volledige controle over het hele project.

Er is veel keuze op het gebied van software. Afhankelijk van het type project, de complexiteit van het project en de omvang van het project kies je uit de tool die het best bij jouw organisatie past.

Lees meer over de mogelijkheden in het klantverhaal van One Nordic.

Er zijn veel voordelen op te noemen:

• Alles in één dashboard: Met alle gegevens in één enkel dashboard, kunnen alle teamleden de voortgang volgen en indien nodig aanpassingen doorvoeren. Er is in een oogopslag duidelijk wat er gedaan moet worden, zodat je te allen tijde een goed overzicht houdt.
• Structuur: Met pipelines of een weekplanning breng je structuur aan in een project en blijf je automatisch op de hoogte van deadlines. Alle taken worden centraal opgeslagen en bijgehouden, zodat iedere betrokken medewerker precies weet wat hij moet doen. Zo voorkom je miscommunicatie wat kan leiden tot dubbel of vergeten werk. Klanten kunnen op de hoogte worden gebracht over de evolutie van het project en wat er nog gedaan moet worden. Ook zie je zo waar projectonderdelen aandacht nodig hebben en kun je op het juiste moment bijsturen.
• Grip op het budget: je kunt budgetten eenvoudig aanpassen en zien of de kosten binnen de begroting blijven. Gedurende het gehele project heb je inzicht in alle geldstromen, van kosten tot omzet.

  Dankzij de uren- en kilometerregistratie zijn bijvoorbeeld de gewerkte uren en reistijden van het projectteam eenvoudig bij te houden en te factureren. Dit is ook handig om tijdig in te kunnen grijpen als het budget wordt overschreden.

• Klantgericht: Met één klik leg je vast welke relaties er betrokken zijn bij een project. Je vindt altijd gemaakte afspraken terug en bewaart belangrijke documenten, e-mailgesprekken en notities van je klant op één centrale plek.
• Digitaal archief: De samenstelling van een team, het registreren van uren, het documenteren van gegevens… er gebeurt veel vanaf de start tot de afronding van een project. Alle gegevens van een project zijn overzichtelijk en veilig opgeslagen in het systeem, zodat je altijd snel bij alle data kunt.

Tegenwoordig zijn gelukkig alle moderne CRM-systemen met een projectmanagement tool uitgerust. Het CRM-systeem is ofwel modulair opgebouwd en kan eenvoudig worden uitgebreid of het projectmanagement is al een vast onderdeel van het systeem.

Klik hier voor een overzicht van de verschillende tools die beschikbaar zijn voor projectmanagement.

Een succesvolle projectmanager die met een projectmanagement tool werkt moet de dagelijkse processen van de gebruikers goed begrijpen. Hij/zij moet de juiste keuzes maken voor de opzet van een project en weten welke tool het best bij het team past. Het is ook van belang om op een passende manier met de medewerkers te communiceren en ze de zekerheid te bieden dat ze succesvol blijven in hun werk. Moet de werkwijze misschien worden aangepast? Als iedereen binnen je organisatie de tool goed beheert is de kans van slagen van een project vele malen groter.