Chatbot om afspraken te maken

Of je nu een fitnessclub hebt of een dierenartspraktijk, als bedrijf of instelling wil je het de klant graag zo makkelijk mogelijk maken en tegelijkertijd nieuwe leads genereren.

We wisten al dat je met een chatbot op je website de conversie van je traffic naar leads kon optimaliseren, dankzij de virtuele gesprekken die de bot met geïnteresseerde bezoekers houdt.

Maar wist je dat je de chatbot ook kunt gebruiken om online afspraken te maken?

Als er voor een afspraak gebeld moet worden, loop je tegenwoordig een heleboel afspraken mis. 70% van de klanten vindt het namelijk veel handiger om direct via de website of app een afspraak te maken.

Door slimme chatbots voor afspraken op je website te installeren, die niet alleen een gesprek starten met een (potentiële) klant, maar ook de mogelijkheid bieden om afspraken en reserveringen te maken, ben je voortaan 24 uur per dag beschikbaar voor je klanten en houd je meer tijd over voor andere zaken.

Chatbots zijn gebouwd om eenvoudige en repetitieve taken uit te voeren die het dagelijks functioneren van een bedrijf kunnen bijstaan. Beschouw een chatbot als een virtuele assistent van jouw bedrijf of instelling. Ze zijn goedkoop, makkelijk toe te voegen aan websites en social media en zeer efficiënt in wat ze doen.

Een boekingssysteem via chatbot is een interactieve manier om (potentiële) klanten de mogelijkheid te geven online afspraken of reserveringen te maken op basis van jouw beschikbaarheid. Klanten of patiënten kunnen 24 uur per dag boeken, herplannen en annuleren, zonder direct contact met je op te nemen.

Link jouw boekingssysteem aan je website of social media en het gemakkelijk invullen van de agenda kan beginnen.

Verzeker jezelf ervan dat de informatie in het systeem up-to-date is. De agenda wordt automatisch geüpdatet met de afspraken, maar je moet zelf de tijdvakken aangeven waarop je niet beschikbaar bent. Zo kunnen klanten alleen beschikbare tijden reserveren.

Er bestaan tegenwoordig allerlei handige boekingssystemen die met jouw chatbot gebruikt kunnen worden, informeer bij Zendesk naar de mogelijkheden.

Klanten of patiënten willen liever geen tijd kwijt zijn met het maken van een afspraak voor een dienst of behandeling. Persoonlijk langs moeten komen om een afspraak te maken is niet meer van deze tijd, maar ook een bedrijf bellen en in de wachtstand worden gezet kan heel irritant zijn.

Er gaat niets boven de eenvoud en het gemak van het typen van een snel verzoek in een chatvenster en het krijgen van een bevestigde afspraak.

Laten we het voorbeeld nemen van een dierenartspraktijk:

Mirjam gaat naar de website van de dierenarts bij haar in de buurt om een afspraak te maken voor de sterilisatie van haar jonge kat.

Ze klikt op het chatvenster en de chatbot activeert zich:

Chatbot: "Hallo, hoe kan ik u vandaag helpen?"

Mirjam: "Ik wil graag een afspraak maken."

Chatbot: "Natuurlijk! Voor wie is de afspraak?”

Mirjam: “Voor mijn kat, ik wil haar laten steriliseren”

Chatbot: "Dat kan! Hoe oud is ze en hoe heet ze?”

Mirjam: "Ze heet Lissy en is 5 maanden”

Chatbot: "Oh, wat een leuke naam. En hoeveel weegt ze nu?”

Mirjam: "2 kg”

Chatbot: "Prima, dit zijn de beschikbare data en tijdvakken waar u uit kunt kiezen”

Mirjam klikt op de datum en het tijdstip die haar goed uitkomen en bevestigt. De afspraak is gemaakt, zo simpel is het.

Chatbot: "De afspraak staat! En noteer ook even dat Lissy 6 uur vóór de operatie niets meer mag eten of drinken. Tot ziens!”

Wat zijn de voordelen?

• Met de chatbot voor afspraken hoeft Mirjam niet minutenlang aan de telefoon te wachten. Niet alleen is ze minder tijd kwijt, de dierenartsassistente is ook minder druk met de telefoon en kan zich met andere zaken bezighouden.
• Mirjam werkt overdag en heeft haar afspraak ’s avonds om 22 uur gemaakt. Het voordeel is dat de bot 24 uur per dag werkt en meerdere afspraken tegelijkertijd kan behandelen.
• Het systeem is zeer gebruiksvriendelijk en zelfs Mirjam, die niet zo technisch is aangelegd, vond het makkelijk te begrijpen en in te vullen.
• Dankzij de snelle en soepele afhandeling van de afspraak is ze nu al heel tevreden over haar dierenarts (perfect voor de klanttevredenheid).
• Omdat ze ook met de virtuele assistent kon communiceren is de hele klantervaring een stuk aangenamer en worden al haar vragen beantwoord.

Met een Zendesk Sell account kun je de gratis plugin ‘Setmore’ aan je chatbot toevoegen.

Dankzij de handige boekingstool Setmore plan je direct via de chat in Zendesk je afspraken, maar je kunt ook afspraken accepteren die via je website of social media, zoals Facebook of Instagram, binnenkomen.

De klant krijgt een automatische e-mailbevestiging met alle details die ze nodig hebben. Ze ontvangen vlak voor de afspraak ook een herinnering, zodat het aantal no-shows flink vermindert.

Met de Setmore account kun je ook:

• De kalenders voor meerdere werknemers beheren
• Herinneringen sturen en follow-upafspraken organiseren
• De Square-integratie activeren om online betalingen van klanten te ontvangen
• E-mail notificaties en in-app alarmen ontvangen voor nieuwe en gewijzigde afspraken
• Setmore synchroniseren met jouw Google en Office 365 kalenders

De technologie staat voor niets: Een online zelfboekingsssysteem, dat 24 uur per dag beschikbaar is, met nul wachttijd, en dat de klantervaring voor ieder bedrijf verbetert.

Als ik jou was zou ik ook over gaan op een chatbot met boekingssysteem.